Funcțiile administratorului de birou

De multe ori, mai ales în organizațiile mici, managerul de birou este de obicei numit secretar. Sună atât de mult mai solidă poziție, dar faptul că responsabilitățile managerului de birou diferă de secretariat (deși ele au cu siguranță mult în comun), rareori tuturor persoanelor vizate în acest caz.

Care este responsabilitatea angajatului? În primul rând, responsabilitatea managerului de birou este de a lucra cu documente. Angajatul primeste corespondenta primita, o înregistrează, trimite destinatarul trimite la arhivă, dacă este necesar. El acceptă, de asemenea, cereri de la alți angajați le vor transfera la semnătura directorului general, îi asigură ștampila, și apoi dă înapoi. În atribuțiile managerului de birou este de a lucra cu documente interne: ordine de tipărire și de clearance - ul lor, stocarea, trimiterea arhivelor și contabilitate, care lucrează cu corespondența de ieșire. Dacă este necesar, el ar trebui să poată lucra cu orice echipament de birou: fax, scaner, copiator, precum și de a recruta și a documentelor de imprimare. Pregătiți camera pentru prezentări, păstrarea minute de întâlniri, întâlnire și primirea de vizitatori și clienți, ca parte a atribuțiilor de manager de birou.

De multe ori, angajatul trebuie să se ocupe cu atribuții de secretariat tradiționale: distribuirea de parteneri invitați sau manageri în hoteluri, rezervare camere, bilete de avion și bilete de tren. În funcție de specificul companiei și biroul în sine, managerul poate fi un reprezentant al companiei dvs. în cadrul negocierilor comerciale și îndeplini atribuțiile managerului de personal: căutarea de noi angajați, crearea de stimulente și programe educaționale, design. Uneori, el se concentrează pe introducerea tehnologiilor informaționale, dezvoltarea de noi programe.

Funcțiile managerului de birou își asumă cunoștințe:

1. Legile și reglementările care guvernează juridice, informații, companiile de afaceri.
2. Bazele managementului, marketingului, antreprenoriat și de afaceri.
3. Bazele de sociologie, psihologie, etica de comunicare de afaceri, nu au lucrat cu personalul și a publicului.
4. Procedura de elaborare de afaceri propuneri, rapoarte, planuri, contracte și acorduri.
5. Pietrele de temelie ale managementului, elementele de bază ale ergonomiei și sănătății în muncă.

În plus față de aceste sarcini, responsabilitățile managerului de birou include un inventar al birou și software necesar pentru a rula consumabile (rechizite de birou, hârtie și alte accesorii), care sunt necesare pentru activitatea angajaților. De asemenea, el este obligat să țină o evidență a acestor materiale pentru a asigura eliberarea lor, pentru a determina modul de a obține, organiza și ține evidența plăților pentru provizii. Sarcinile managerului de birou este de a monitoriza starea echipamentelor de birou, care include: o provocare operațională de a stăpâni pentru reparații, înlocuirea în timp util a consumabilelor (cum ar fi cartușe), atunci când este imposibil de reparat - înlocuirea echipamentelor de birou.

În funcție de normele adoptate în cadrul companiei, iar managerul său birou dimensiune sau el ia apeluri și faxuri, le transmite la persoana potrivită, trimite faxuri și sunarea clienții și partenerii, sau supraveghează activitatea de secretari, inclusiv monitorizarea culturii vorbirii. De asemenea, în funcția de manager de birou este de a controla starea sanitară a biroului, organizarea planificată întreținerea, apelați personalul tehnic pentru rezolvarea problemelor (de exemplu, înlocuirea lămpilor sau comutatoare chiuveta).

În general, această listă se poate extinde sau contract, în funcție de locul de muncă. Prin urmare, este necesar, chiar și în etapa interviului pentru a cere ceea ce managerul de birou (atribuțiile angajatului în cadrul companiei).