Document management - este o verigă importantă în birou

În conformitate cu documentul să înțeleagă regulile prin care au semnat soluții în avans întreprinderii sau instituției din momentul în care ajung la stocarea arhivelor. Baza acestui concept este de a produce documentul, examinarea transferului organismelor executive, care efectuează modalitățile de punere în aplicare, certificarea, înregistrarea, trimite-le pentru depozitare.

Acest proces, care ia în considerare mișcarea unui document de exemplu, cu viteza de circulație în aceste cazuri. Document management - un proces care trebuie să fie echilibrat cu activitățile de informare ale aparatului administrativ, documentația fiecărei soluții individuale, stocarea documentelor nou sosit.

Un număr foarte mare de deficiențe în gestionarea multor dispozitive conectate doar cu slaba organizare a circulației documentelor. De exemplu, procesul de circulație a documentelor soluțiile de management trebuie să includă cele trei componente necesare:

• suport informațional pentru factorii de decizie (aceasta include informații fiabile care să confirme corectitudinea deciziei);
• documentarea soluțiilor (document administrativ);
• controlul asupra punerii în aplicare (care include organizarea lucrărilor propuse, metode de realizare a sarcinii, respectarea termenilor și condițiilor).

După cum se poate observa din exemplul de mai sus, documentul - o colecție de informații, pe baza carora o decizie va fi emis un statut; Pregătirea soluțiilor, inclusiv editarea, coordonarea, pregătirea până la aprobare. Toate aceste etape necesită deplasarea unui document, nu numai între subdiviziunile structurale ale întreprinderii, ci și între interpreți, variind de la tehnicieni, experți, terminând cu liderii. Concluzia din acest exemplu este că, cu cât viteza de deplasare a unui document, cu atât calitatea executării sale în fiecare etapă, cu atât mai bine compania care gestionează procesul în ansamblu.

Termenul în sine a apărut în literatura de specialitate în anii 1920. Apoi sa crezut că documentul - este organizarea muncii, care vizează organizarea rațională a aparatului de stat în ansamblu, repartizarea responsabilităților între diferitele interpreți și servicii. În 1931, prima încercare de a reglementa uniforma a fost făcută de tehnologie de control institut principii de management al înregistrărilor. Au fost stabilite regulile prin care trebuie să se facă recepția și livrarea de documente, reguli de aplicare, este semnat regulamentul. Următoarele etape de dezvoltare a economiei dobândite legislativ reglementarea ca un astfel de lucru de gestionare a înregistrărilor, în cazul în care accentul era pus pe operațiunile tehnice individuale. software-ul de flux de lucru aceste acte legislative nu a fost menționată, deși, de fapt, sa ajuns tocmai la timp pentru organizarea documentelor de circulație. Din 1974, a fost semnat de către documentul principal care reglementează întregul proces de documente, care operează în ziua de azi.

Acest act este numit „Sistem de stat unificat de birou“ (EGSD), puncte care sunt dedicate organizării de circulație a documentelor, metode tehnologice de prelucrare și aplicare a normelor. În această colecție, el a formulat regula de bază: „Documentul - o mișcare rapidă a instrumentului în modul cel mai concis, să includă un timp minim și de muncă“ Numai prin practicarea Adoptarea regulilor, vă puteți aștepta la o îmbunătățire a nivelului de trai ale oamenilor, de creștere a economiei de stat.

Pentru a atinge aceste obiective au nevoie de lideri inteligente, disciplinat, responsabil, pentru care introducerea fluxului de lucru bazate pe EGSD, este o chestiune de onoare și conștiință.