Raportarea documentelor pentru călătorii de afaceri pentru cazare

Orice sarcină încredințată angajatului implică furnizarea de conturi de implementare a acesteia. Iar o călătorie de afaceri într-o altă așezare nu este o excepție în acest caz. Plecând în afara orașului cu o anumită sarcină din partea conducerii, angajatul trebuie să aibă grijă să se asigure că, la întoarcere, să transporte documentele contabile pentru călătorie. Această regulă este obligatorie pentru toți angajații întreprinderii.

Documente necesare pentru călătorie de afaceri

Specificitatea multor organizații (întreprinderi) asigură comunicarea constantă cu partenerii. Dar mulți dintre ei sunt deseori în afara acestei înțelegeri. Prin urmare, unii angajați sunt forțați să meargă într-un alt oraș pentru a rezolva probleme de producție importante.

Pentru a confirma îndeplinirea unei anumite sarcini la sosire, ei trebuie să elibereze documentele contabile corespunzătoare pentru călătorie. Abia după aceea, departamentul contabil va putea să plătească angajaților costurile suportate pentru perioada de prestare a serviciului lor . Lista angajaților eligibili pentru călătorii în călătorii de afaceri, precum și durata și alte detalii ale călătoriei sunt de obicei specificate prin anumite acorduri, diverse reglementări locale sau un contract colectiv. În orice caz, în timpul unei călătorii, angajatul trebuie să aibă:

1. Certificat de călătorie. Deși începând cu anul 2015, acesta a fost oficial desființat, însă multe întreprinderi îl folosesc în mod vechi.
2. Ordinea corespunzătoare a capului.
3. Sarcina oficială.

Acestea sunt documentele de bază de contabilitate pentru călătorii, fără de care nici o călătorie a unui angajat nu va avea nicio bază.

Plata călătoriilor de afaceri

Calculele cu angajații pentru contabilitatea sarcinilor finalizate se produc treptat. În primul rând, înainte de a pleca, angajatului i se acordă un avans, al cărui cuantum se calculează pe baza normelor disponibile. Aceste fonduri sunt asigurate pentru plata călătoriilor, închirierea de locuințe, cheltuieli suplimentare legate de cazare (pe zi) și alte nevoi permise de angajator. Acontarea finală se face după ce muncitorul returnează documentele contabile completate pentru deplasare la întoarcere. Acestea ar trebui să conțină:

• Raportul preliminar, care prezintă toate costurile suportate;
• Un memoriu în cazul în care angajatul a trebuit să-și folosească propriul transport sau să-l închirieze pentru serviciu.

Împreună cu raportul anticipat către departamentul contabil, este de asemenea necesară predarea certificatului de călătorie, care trebuie să includă notele acelor întreprinderi pe care angajatul le-a vizitat, îndeplinind sarcina de atribuire care i-a fost atribuită. Numele organizației trebuie să corespundă cu ceea ce a fost indicat inițial în ordine. În cazul în care, în cazul necesității de producție, s-ar impune vizitarea companiilor situate în alte orașe, acest fapt ar trebui menționat în raportul de misiune.

Perioada călătoriei

Pentru călătoria în călătoria de afaceri, angajatului i se eliberează două documente de bază (ordine și autorizație de călătorie), care, în principiu, se duplică reciproc. Ambele conțin informații despre destinație și despre momentul călătoriei.

Prima zi a călătoriei este plecarea angajatului din locul său permanent de muncă. Data plecării este indicată pe biletul vehiculului utilizat (autobuz, tren, avion). Iar numărătoarea inversă este de 24 de ore. Mai târziu, ziua următoare este luată în considerare. Acest lucru trebuie luat în considerare la cumpărarea biletelor. Ultima zi este determinată de data returnării, specificată și în bilet. Până în 2015, calculul a fost efectuat pe baza informațiilor înscrise în documentul de călătorie. Dar, după intrarea în vigoare a Rezoluției Federației Ruse nr. 1595 din 29 decembrie 2014, este suficient să se prezinte documente de călătorie sub formă de bilete de călătorie pentru confirmarea plecării. Ele vor servi ca dovadă a termenului călătoriei, pe baza căreia departamentul contabil va plăti ulterior angajatului "per diem" (cheltuieli suplimentare legate de cazare). Aceste fonduri sunt alocate pentru hrana unei persoane care este departe de casă în legătură cu îndeplinirea atribuțiilor oficiale în numele conducerii. Poate că astfel de costuri sunt denumite uneori "indemnizații de teren", care se calculează pe baza normelor aprobate de Guvernul Rusiei.

Carcasă detașabilă

Într-o călătorie de afaceri, mulți angajați pre-rezervă camerele lor în hoteluri. Acest lucru asigură că pot sta acolo la sosire. Dar, uneori, nu este posibil să se utilizeze un astfel de serviciu din cauza lipsei locurilor disponibile, sau angajatul prefera să rezolve această problemă la fața locului. În acest caz, va trebui să se mulțumească cu cazare închiriată. Această opțiune este de asemenea posibilă.

La întoarcerea sa, va trebui să indice această circumstanță, să întocmească documente contabile pentru deplasări. Pentru a trăi într-un apartament, acesta va primi despăgubiri, a căror mărime este aprobată printr-o dispoziție separată. Suma totală va consta într-o plată zilnică, înmulțită cu numărul de zile petrecute într-o călătorie de afaceri. În unele cazuri, conducerea întreprinderii închiriază un apartament în sat unde angajații săi călătoresc cel mai adesea pentru a rezolva probleme de producție. Acest lucru simplifică foarte mult problema locuințelor pentru angajat. El are dreptate într-o cameră închiriată, fără a-și cheltuia propriile bani pe el. În consecință, la întoarcere, întreprinderea nu ar trebui să-i restituie nimic.

Recuperarea costurilor

La întoarcerea acasă, angajatul se poate aștepta să recupereze costurile suportate de acesta în timpul călătoriei sale de afaceri. Uneori sunt chiar incomensurabile cu cheltuielile reale. Acest lucru se poate întâmpla în cazul în care nu a prezentat documente justificative departamentului contabil sau a depășit nejustificat în mod arbitrar standardele maxime admise. În acest caz, angajatul va trebui să se ocupe personal de conducere. Ce ar trebui să fie inclus în documentele contabile pentru călătorii? Un eșantion din raportul final preliminar este o listă a tuturor costurilor financiare ale angajatului.

În principiu, se rambursează următoarele:

1. Alocațiile zilnice, a căror mărime depinde de numărul de zile într-o călătorie de afaceri. Acestea sunt confirmate de bilete de călătorie sau documente de călătorie. În Rusia există rate de plată unice admisibile, potrivit cărora pentru ziua în care se presupune că angajatul are 700 de ruble (în țară) și 2500 (când călătoresc în străinătate).
2. Costurile de transport sunt confirmate de originalele biletelor achiziționate la bilet.
3. Cheltuieli de trai. Rambursarea se face pe baza cecurilor și a facturilor furnizate.

Diferența dintre avans și suma efectiv cheltuită a salariatului va fi posibilă la calcularea salariului pentru luna curentă.

Cazare în hotel

Plecând de la o nevoie oficială, angajatul, de regulă, rezolvă diverse probleme importante pentru companie. Multe dintre ele nu pot fi rezolvate într-o singură zi. Și fiind într-un alt oraș, are nevoie undeva să-și petreacă noaptea. Cea mai simplă opțiune este un hotel. Acolo orice vizitator poate găsi tot ceea ce este necesar pentru a locui.

Care sunt documentele de raportare de la hotel pentru călătorii de afaceri? De obicei, aceasta este o chitanță (factură) pentru plata serviciilor de cazare. Este o formă de raportare strictă formular 3-G, care reflectă următoarele informații:

• Restaurante;
• Numele documentului, numărul și data înregistrării sale;
• Date despre vizitator (numele, țara de reședință, detaliile pașaportului, adresa de înregistrare și data sosirii);
• Calcularea costului de trai cu TVA;
• Sigiliul companiei.

Împreună cu contul din departamentul de conturi, trebuie să depuneți o chitanță de numerar, care este emisă în același loc în hotel, după efectuarea plății. Va fi o confirmare a costurilor care trebuie rambursate. Serviciile suplimentare (rezervare, cafenea, spălătorie, parcare, telefon, transfer de la aeroport și altele) pot fi incluse în factură. Dar ele sunt plătite numai dacă sunt stipulate în convenția colectivă a întreprinderii sau cu permisiunea personală a conducerii.