Ce este un document electronic?

Nivelul de informatizare în prezent necesită o tranziție către „fără hârtie“ management de birou. Ea se bazează pe un document electronic, care, în contrast cu tradiționale, caracterizat printr-un număr de proprietăți și caracteristici noi. Până în prezent, o singură definiție a acestui fenomen nu există în lege, nici în lumea științifică a Rusiei.

Conceptul de „document electronic“ a apărut încă din anii 1970. Așa că am început să fie numit „documente pot fi citite automat.“ Particularitatea lor este că acestea trebuie să fie create cu ajutorul tehnologiei de calculator și să fie adecvate pentru prelucrarea pe calculator. În acest caz, detaliile necesare sunt efectuate strict în conformitate cu procedura stabilită pentru toate documentele.

document electronic - este un obiect de informații, constând din două părți obligatorii: 1) detalii (nume, informații despre autor, ora, locul de origine, etc.) și semnătura digitală; 2) partea principală a conținutului format din text, informații grafice și numerice prelucrate ca unitate.

Un document electronic este semnat de o semnătură electronică calificată, făcându - l echivalent cu un document semnat de propria lui mână. Informațiile sunt prezentate în ea în format digital (electronic). Date de detectare care utilizează calculatoarele pot transmite informații cu privire la rețelele de telecomunicații, proces - în sistemele de informații. Dacă este necesar, un document care poate lua forma unui afișaj pe ecran și pe hârtie.

document electronic - un ciclu de viață de electronice a documentelor într - o întreprindere (organizație, companie) pentru a le primi, modifica starea (aprobată, comunicată, în, semn, închis, etc.) pentru anularea arhivei. Un astfel de document este uneori menționată ca un «flux de lucru», care caracterizează mișcarea documentelor ca un singur flux de lucrări individuale în cadrul unui proces de afaceri specifice. Întregul sistem electronic de gestionare a documentelor include software - ul de care aveți nevoie pentru a organiza și de a menține acest tip de ciclul de viață al documentelor.

document electronic și flux de lucru bazat pe ea au mai multe avantaje față de tradițional. Acestea permit personalului organizației de a controla nu numai propriul lor domeniu de activitate, dar întregul proces. Utilizați arhiva electronica este mult mai convenabil decât hârtia. , Reducerea timpului pentru trecerea de coordonare și execuție a documentului său pot fi găsite în câteva minute. În general, este mai economic decât hârtia. Există destul de o mulțime de software de management al documentelor electronice ( "Mobilul", "E1 Eufrat", "DocsVision", "1C: Document". Și altele).

În prezent, există o Shade experiență străină de reglementare a relațiilor în domeniul documentelor electronice din punct de vedere juridic. În Rusia, problema de reglementare a acestor relații nu a primit decizii legislative, deși încercări au fost făcute adoptarea legii (2005). Adoptarea legislației privind acest tip de hârtie - una dintre cele mai importante direcții de reglementare juridică.