Sistem de management al documentelor electronice (EDMS) că aceste caracteristici și recomandări

Până în urmă cu câțiva ani despre sistemul electronic de management al documentelor a fost menționată ca un viitor luminos. Astăzi, ele sunt utilizate pe scară largă în întreprinderile private și publice. Dar, cel mai important, că cererea este în creștere în SED. Ce este un sistem electronic de gestionare a documentelor și modul în care funcționează, luați în considerare exemplul sistemului rusesc actual.

Cerințe preliminare

Pentru a înțelege mai bine modul în care programul EDS, trebuie să ia în considerare conceptele și obiectivele de bază. Sunt factori cheie care determină alegerea unui sistem sau altul.

În cazul în care organizația poate funcționa într-un control formal, necesitatea în documentul nr. Odată cu apariția proceselor de afaceri este nevoie de un mecanism de control cu ajutorul documentelor comandate. Dacă nu se angajeze în tranzacții în timp util, ei vor începe să construiască și să se piardă.

În mod alternativ, un suport de hârtie, un regim special de stocare a fișierelor pe server. Dar funcționează pentru mult timp. Odată cu creșterea volumului de creștere a cererii pentru stocarea de informații și de sincronizare.

Există o dilemă: dacă să folosească pentru a stoca hârtie vechi sau SED. Ceea ce este important poate fi obținută prin intermediul sistemului electronic? Îmbunătățirea eficienței organizației.

efect economic

Eficiența operațională poate fi crescută în două moduri: reduce cheltuielile sau crește rezultatele. documente DMS poate atinge două obiective dintr-o dată. Aceasta este, introducerea sistemului permite unei organizații să-și petreacă mai puțin, dar câștiga mai mult.

Reducerea costurilor este realizată prin reducerea costurilor de hârtie, timp deasupra capului, accelera schimbul de informații, schimbări în cultura corporativă.

Pentru a evalua eficacitatea, care prevede programul EDS, aveți nevoie pentru a calcula costul lucrărilor privind proiectarea documentelor de hârtie. companii de consultanță estimate, astfel de operațiuni ocupă 20% din timp. Sistemul birocrației ruse, este nevoie chiar mai mult decât atât - 60% din timp. Introducerea SED va reduce aceste costuri de cel puțin 10 ori.

de management de birou și de management al documentelor

Acești doi termeni sunt legate. Hârtiile - un termen care se referă la un set de reguli formale pentru a lucra cu documente. Unele sistem EDS pot fi ajustate în conformitate cu normele de birou, dar sunt acele sisteme pe baza cărora sa format deja documente.

Documentul este unitatea de stocare de informații în EDS. Fluxul de lucru este generat dintr-o varietate de surse: alte sisteme, aplicații, e-mail, dar în primul rând - din hârtie scanate. Prin urmare, scanere și alte echipamente sunt parte integrantă a SED. Sistemul stochează toate documentele este istoria lor, prevede organizarea mișcării, poartă cu ei procesele de business.

Într-o astfel de bază este decizia, ordinea și ordinea EDS. Prin intermediul acestora, precum și de către conducerea organizației. Orice document furnizat împreună cu „Help“. Setați câmpurile din formular depinde de tipul de document. Informațiile de sistem sunt stocate într-o bază de date pentru fiecare domeniu al cardului.

Funcțiile și sarcinile SED

Programul de management al documentelor este conceput pentru a rezolva aceste probleme:

• sistematizarea lucrului cu documente.
• crearea de documente de template-uri, de stocare de înregistrare;
• Automatizarea evidentei contabile;
• clasificarea documentelor.

Să ne examinăm cu atenție funcția SED. software-ul de management al documentelor este utilizat pentru:

• crea cărți.
• formarea textului documentului;
• stocarea datelor în format PDF sau MS Word;
• Drepturile de acces ale utilizatorilor de control;
• crearea de rute;
• documentele de control al traficului;
• trimite notificări, memento-uri;
• logare, cărți de referință, clasificatoare;
• formarea instrucțiunilor;
• Căutați și semnarea documentelor;
• generarea de rapoarte.

Pentru caracteristici la nivel de sistem includ:

• de lucru la distanță cu documente;
• Utiliza baza de date pentru stocarea datelor;
• lucrul simultan cu EDS;
• de securitate prin certificate, coduri de bare, și personalizate.

Avantaje și dezavantaje

Trecerea la EDS are mai multe avantaje decât dezavantaje. Cu toate acestea, proiectul a organizat în mod corespunzător poate distruge toate avantajele de automatizare. obiectivele de implementare EDMS ar trebui să fie realizabile. Beneficiile includ:

• stocarea centralizată structurată de informații;
• aceeași abordare la crearea și procesarea documentelor;
• folosind template-uri;
• căutare;
• acces de audit.

Dezavantajul este costurile ridicate inițiale și munca meticuloasă pe instruirea utilizatorului.

procesele de prelucrare a documentelor

Documentul electronic SGDE trece printr-o serie de etape, în cursul căreia documentele sunt atribuite anumitor proprietăți. Prelucrarea este efectuată atât manual, cât și automat. În al doilea set de caz:

• condițiile tranziției între etape;
• separarea traseului;
• cicluri de procesare;
• rula sub, cronometre, procedurile de prelucrare;
• roluri definite de utilizator.

Tipuri de tratamente:

• Crearea unui document.
• Editare.
• Redenumirea.
• Mutarea.
• Salvarea.
• Indexarea.
• Ștergerea.

EDS privind costurile

flux de lucru complet nu poate funcționa fără un server de licență, personalizare completă și instruire a tuturor utilizatorilor. Fiecare dintre aceste elemente necesită o investiție mare de numerar. În plus, nu ar trebui să ne uităm de integrarea EDS cu alte sisteme, baze de date și actualizarea de software, suport tehnic și alte servicii de consultanță pentru a sprijini costurile.

Punerea în aplicare a SED

Punerea în aplicare a proiectului poate dura mai multe luni. Procesul depinde de cantitatea de documentare a proceselor și a capacităților financiare, instituționale și de resurse. Punerea în aplicare se realizează pe o astfel de algoritm:

• crearea unui grup de lucru, determinarea capului;
• definirea scopurilor și obiectivelor;
• inspectarea proceselor de documentare existente;
• elaborarea specificațiilor tehnice;
• alegerea EDS;
• încheierea unui acord cu privire la punerea în aplicare a EDS;
• elaborarea și aprobarea regulamentelor de desfășurare a activității;
• verifica umplerea inițială de directoare;
• test preliminar EDS;
• instruirea personalului;
• punerea în aplicare de testare a EDS;
• Analiza rezultatelor operației de testare;
• corectarea erorilor;
• punerea în aplicare integrală a SED.

introducerea erorii

O atenție deosebită trebuie acordată acelor procese care necesită prezența unui document de hârtie. Principala greșeală - este duplicarea unui document de hârtie în format electronic. Acest lucru complică sarcina și provoacă atitudini negative la automatizare. Pentru punerea în aplicare a unei lucrări cu dublă nimeni nu plătește. Avem nevoie de a construi procese automate, fără duplicarea. A doua greșeală - pentru lipsa de pregătire a personalului. Cel mai adesea, noi procese sunt percepute cu ostilitate. Prin urmare, noi trebuie să explicăm angajaților de ce este introdus sed, așa că au mers în mod deliberat la procesul de formare.

Tehnologia de stocare de documente

Documentul electronic EDS include atribute, pe baza căruia este căutat, clasificarea și gruparea de construcție rapoarte. Uneori, un document este creat dintr-un șablon, uneori - prin transferarea datelor din baza de date. Atributele sunt stocate în tabele. Fișierul în sine este plasat în dosarul de stocare, informațiile din ea - în directorul bazei de date. Accesul la datele sunt obținute numai utilizatorii de sistem SGDE.

Ce este un flux de scanare?

Fluxul de documente de prelucrare, urmată de plasarea probelor în fișierul realizată folosind scanere. În timpul procesului de scanare poate crea automat un cod de bare pe document și înregistrarea acestuia în baza de date și apoi să se concentreze pe o anumită rută.

OCR

Acest sistem electronic de management al documentelor DMS convertește o imagine electronică a documentului în formatul de fotografii jpeg sau format text. Acesta utilizează un software special ca o aplicație de sine stătătoare sau ESCOM.BPM integrat în SED. Ce este ESCOM.BPM? Această recunoaștere a documentelor de program, tastate cu fonturi diferite. Trebuie remarcat, totuși, că aplicațiile independente au mai multe caracteristici și chiar să recunoască textul scris de mână.

Codul de bare

Această tehnologie oferă un set de proceduri pentru stabilirea și aplicarea codului de bare grafice pe document. Un cod de bare unic este generat prin intermediul serverului de sistem. El prevede identificarea documentului, căutarea rapidă pe baza site-urilor de distribuție și de depozitare. La înregistrarea unui document tipărit pe eticheta codului de bare care corespunde identificatorului de carduri electronice. El este lipit de versiunea de hârtie a documentului.

EDS

semnătură digitală permite să verifice corectitudinea documentelor și datelor imutabilitatea. Semnarea se face cu ajutorul software-ului și chei criptografice - certificat. Acesta din urmă este un fișier într-un format special, care este regenerat în centrul de eliberare a licenței. Pentru a asigura siguranța informațiilor ar trebui să fie stocate certificat de pe un smart card sau cheie I-Token. Acestea sunt protejate prin cod PIN. În cazul în care codul PIN este introdus de mai multe ori greșit, atunci certificatul este blocat automat.

Full-text și atributele de căutare

căutare atribut este realizată folosind o formă specială de mai multe valori ale câmpului carduri. De exemplu, „Contraparte“ criteriu furnizează date de căutare în câmpul „receptor“ sau „expeditor“. Sistemul compară criteriile introduse de la datele din cărțile și stochează rezultatul în acele cărți, care au fost o coincidență. Căutarea se face luând în considerare potriviri exacte sau parțiale.

Căutare text întreg se efectuează în conformitate cu datele din documentul, inclusiv formulare de cuvinte prin intermediul bazei de date built-in instrumente, cum ar fi MS SQL Server, Oracle. Pentru fișierele de căutare complete trebuie să fie introduse în baza de date în format de document (doc), tabele (xls), prezentări, rapoarte.