Contractul de depozitare în cadrul organizației: cadrul de reglementare, momentul

Contractele de stocare asociate cu anumite probleme. În special, în unele cazuri, foarte dificil să se determine la ce tip atribuită instrumentului special, cum să-l stoca, în ce condiții, cum să distrugă și așa mai departe. Toți acești factori sunt reglementate de lege, ci din cauza faptului că unul și același contract în situații diferite pot necesita perioade diferite de depozitare, de multe ori au tot felul de probleme, ambiguități, și așa mai departe. Înțelege tot acest lucru este necesar, deși poate fi dificil. Trebuie să se înțeleagă faptul că, în cazul cerințelor non-legislative în domenii cum ar fi contractele de depozitare în arhivă, de gestionare a înregistrărilor nu poate fi numai ineficient, dar, de asemenea, periculoase, în ceea ce privește posibila pedeapsă sau pedeapsă.

De ce ține?

Contractul trebuie să fie disponibilă în permanență, nu numai în momentul acțiunilor lor, ci și după aceea. Posibil să aveți nevoie unele informații, care se reflectă în aceste documente, unele date care vor cere de management, și așa mai departe. Multe dispute, care de obicei constau în faptul că una sau cealaltă parte de rea-credință potrivite pentru a-și îndeplini obligațiile sale pot fi abordate folosind tratatul ca în afara instanței și în mod oficial în instanță. Ar trebui să ia în considerare, de asemenea, posibilitatea de a efectua audituri de anumite perioade, care vor fi puse în aplicare de către organismele de supraveghere de stat. Ele pot solicita, de asemenea, documentația pentru o anumită perioadă, iar în cazul în care contractele de depozitare în cadrul organizației, termenul de distrugere a acestora, precum și alte funcții similare sunt efectuate incorect, pot fi supuse unor amenzi foarte severe. Firește, primul lucru ar fi de vina conducerea, dar după ce situația este stabilizat, șeful amintiți-vă neapărat cine este de vina, el a avut probleme din senin. Acesta este contractul și orice alte documente sunt păstrate timp strict prevăzute. Multe companii preferă în general să se extindă în mod regulat arhiva, și nimic pentru a distruge, în scopul de a evita posibile probleme, decât să facă o greșeală și apoi grebla consecințele.

legislație

Contractul de depozitare în organizație Legea descrie destul de clar, dacă nu iau în considerare faptul că nu este întotdeauna posibil să se estimeze corect acest lucru sau acest document. În general, contractele direct la o lege separată nu este, acestea sunt specificate în lista generală a documentelor standard de arhivă (sau gestionarea documentelor de arhivă), care sunt formate în procesul de funcționare a organizațiilor, agențiilor guvernamentale, administrația locală și așa mai departe. Ambele opțiuni prezintă atât cu managementul și cu documentele uzuale, aprobate de către Ministerul Culturii și Comunicațiilor în masă din Federația Rusă. Genul care se referă la documentele administrative, are numărul 558 din 25.08.2010 al anului, iar al doilea tip - № 1182 din anul 31.07.2007. Studiu aceste documente este foarte recomandat, dar cel mai bine este de a izola procesul de învățare pentru ele însele exact acele documente, care sunt utilizate într-o anumită instituție și se referă la o anumită zonă de responsabilitate. Listele de prea multe informații pentru toate amintesc, dar dacă determina ce documentație a ceea ce se aplică și cât de mult este stocat, probabil, contractele de depozitare va fi mult mai simplu și mai ușor. În multe cazuri, toate acoperite de hârtie utilizate cu 3-4 puncte, pentru a studia în detaliu, care nu este atât de dificil.

diferite tipuri

Acesta utilizează două sisteme principale de acorduri de separare pentru conservarea lor. Deci, sistemul cel mai puțin comun este de a se lega la termenul de valabilitate. Alocați un termen scurt, pe termen lung și de stocare permanentă. Prima opțiune implică un contract pentru o perioadă de până la 10 ani. Al doilea - mai mult de 10 de ani. Permanent este cel mai des folosit numai atunci când distruge documentul nu poate fi deloc. Acest sistem nu este foarte convenabil. Contractul de depozitare în arhivă, care sunt termeni definiți în acest fel, de multe ori duce la confuzie și erori decât de fapt ajută să pună procesul de păstrare a evidențelor. Pentru ca un sistem comun este de a se lega la tipul de contract. Cele mai multe întreprinderi au venit în trei varietăți principale: profil, de uz casnic și de muncă. Prima și a doua cea mai mare parte sunt similare, iar acestea sunt de obicei păstrate numai timp de cinci ani. Se înțelege că, în conformitate cu profilul se referă la toate contractele și toate documentele legate direct de principalele domenii de activitate ale organizației. În al treilea rând, tipul de contracte de muncă, în multe cazuri, este, de asemenea, stocate în vârstă de doar 5 ani, dar în anumite situații, această perioadă poate crește în mod semnificativ. De exemplu, în cazul în care nu există nici un cont, atunci un astfel de contract ar trebui să fie păstrate la fel de mult ca 75 de ani, ceea ce nu este foarte convenabil. De fapt, dacă nu merge în mod special în problema, aceasta poate fi în mod arbitrar limita termenul de valabilitate de 5 ani si uita de problema. Dar într-o astfel de situație riscă să piardă o parte din factorii care pot crește perioada în care contractele de depozitare de un format similar ar trebui să fie obligatorie, iar atunci puteți să vă asigurați o amendă sau alte probleme, care încearcă să evite orice persoană sănătoasă.

Transfer la arhiva

Procedura de transfer al contractelor de depozit în arhivă, termenii din care au expirat deja, pot diferi în funcție de companie. În unele cazuri, angajații se leagă pur și simplu documentul reciproc și plasat într-un colț întunecat, care este considerat o arhivă. Dar , de la o altă societate întregul proces poate fi descris în mod clar în documentația standard va prezenta persoanei responsabile de dosar, sau chiar un reguli speciale nomenclatura pentru depunerea, log și așa mai departe. Ambele opțiuni pot fi confortabil, în funcție de mai mulți factori. De exemplu, prima opțiune este companie mică adecvat, cu o cifră de afaceri modestă. Nu va fi atât de multe documente, pe care le puteți găsi întotdeauna cu ușurință toate în același colț întunecat. Dar al doilea, a declarat că situația este gravă potrivit pentru corporații, care reprezintă un număr mare de angajați, și pur și simplu trebuie să nu cumva sa înecat în document. Regula generală, care este diferit de contracte de depozitare în organizarea oricărei forme de proprietate, este momentul transmiterii arhivei. De regulă, personalul trebuie să trimită documentele până la o anumită perioadă, indiferent de momentul în care a fugit de fapt, din etape de timp. Și, de obicei, cum ar fi arhivarea are loc la începutul anului. Adică, chiar și în cazul în care contractul încheiat în luna februarie, va avea în continuare să aștepte până anul viitor să-l pună în depozit.

distrugere

După cum sa menționat mai sus, doar pentru că nu poți distruge acordul. Mai întâi trebuie să vă asigurați că a fost într-adevăr momentul potrivit. Numai atunci putem distruge acest document. Dar aceste acțiuni pot fi de multe ori periculoase consecințele sale, motiv pentru care majoritatea angajaților preferă să le facă numai cu conducerea sancțiunilor. Se pare ca acest lucru: angajat colectat un eșantion de toate documentele care este deja perioadă sau apropie de sfârșit. Contractul de depozitare la fabrica, este de dorit să fie construit astfel încât această procedură de prelevare a probelor nu a luat o lungă perioadă de timp. Apoi, pe baza listei obținute, rapoartele de gestiune efectuate, documentul este semnat, depusă, și numai atunci, când toate acestea se face, începe procesul de distrugere a contractelor directe și a altor titluri similare. Contractul de depozitare în arhivă în mod regulat - nu cea mai bună soluție, mai ales că unele companii de a gestiona chiar să-l facă un pic, oferindu-le la reciclare și așa mai departe.

EXEMPLU înregistrare și sistem de stocare

Pentru a înțelege mai bine toate caracteristicile și principalele puncte de activitate poate avea ca rezultat într-un relativ simplu, de exemplu, fluxul de lucru de stocare de documentare organizare. Deci, există un membru al personalului, de obicei, cineva din personalul de contabilitate, care este responsabil pentru stocarea contractelor cu furnizorii, sau orice alte valori mobiliare similare. Acesta are un dosar separat, în care își au reședința până actul. De îndată ce un contract este închis, acesta este mutat într-un alt dosar. Acesta va fi convenabil să aibă un registru special în format electronic, în cazul în care aceste documente sunt enumerate în ordine, indicând perioada de depozitare. Dar, mai întâi, ar trebui să fie definită această perioadă. Cel mai bine este de a rula un dosar pentru toate departamentele, care într-un fel sau altul legate de contract, în scopul de a înțelege mai bine esența lor. Cu o experiență necesitatea unei astfel de acțiuni vor dispărea. Apoi, când clar exact ceea ce reprezintă fiecare dintre documentele ștampilate de stocare pe termen concret. În unele cazuri, va fi convenabil să se precizeze contractul și data de închidere, priplyusovyvaya ei de 5 ani (sau mai mult) pentru a indica exact când hârtia poate fi distrusă. De fapt, chiar și la începutul organizării procedurii de problemă nu a fost extrem de dificilă, dar după utilizare prelungită va fi în continuare mai mult simplificat. În cazul în care contractele de depozitare în organizație, care este distrugerea vieții a fost deja aprobat, vor fi standardizate, întregul proces va merge în câteva minute. Și apoi a venit anul în care vă poate distruge anumite documente. Acestea sunt eliminate din dosar, verificat de două ori pentru posibilele erori și, împreună cu lista acestor documente, înaintate supraveghetorului. El, la rândul său, ar trebui să verifice încă o dată dacă toate specificate în listă, așa cum va rămâne cu capul vinovatului în caz de probleme. Dacă totul este corect, capul semnat permisiunea de a distruge și că este în cazul în care toată lumea vine ca propria lor inteligență. Cineva doar lacrimi și aruncă. Alții folosesc tocătorul. Alții stau pe coșul de gunoi, arde și așa mai departe.

Când începe perioada de retenție

Aceasta este o întrebare foarte importantă, pentru că ridică o mulțime de greșeli cu ea. Contractul de depozitare la întreprinderea din Belarus sau Federația Rusă, în acest caz, exact la fel, și începe în momentul în care începe noul an, în care documentul special, nu mai este valabil. De exemplu, există un contract, care sa încheiat în 15 iulie 2010. Este necesar să se păstreze timp de 5 ani, dar nu se poate distruge 15 iulie 2015 și la începutul anului 2016. Aceasta este, raportul a continuat 01.01.2011, și nu din luna a șaptea a anului precedent. De obicei, pentru a minimiza orice șansă de eroare, se adaugă la termen 1 ani definit anterior. Și numai după ce a trecut, procesul de distrugere începe.

Caracteristici de stocare

În general, există recomandări specifice cu privire la modul în care ar trebui să arate și să lucreze arhiva. În mod ideal, depozitarea contractelor comerciale, plățile către contractori, contracte de muncă și o astfel de documentație similară ar trebui să fie într-un loc ventilat și uscat. Mai mult decât atât, aceste documente sunt plasate pe rafturi (deschise sau închise). În cazul în care acestea aparțin formularelor de raportare stricte sau a documentelor marcate „secret comercial“, ar trebui să fie prezent seifuri speciale. În principiu, nimeni nu verifică acest punct, pentru că aceasta este recomandarea de a observa că cea mai profitabilă întreprindere. Linia de jos este foarte simplu: dacă nu penaliza pentru sistemul de stocare în sine, este lipsa de valori mobiliare, care sunt necesare pentru a fi adesea pedepsiți. Și dacă există o inundație sau documente vor fi distruse în orice alt mod similar, vina pentru aceasta este doar o anumită companie.

Responsabilitatea și interpreți

Responsabilitatea primară și primară a tot ce intră în contractele de depozitare trebuie să fie conducătorul organizației. El a fost cel care, în prezența problemelor va fi responsabil față de stat și de a suferi de toate posibilele probleme. Mai mult, în urma după el, acesta este, de obicei, contabilul-șef, un avocat și angajatul, care este responsabil pentru păstrarea documentelor. Dar, de obicei, toate aceste persoane se pedepsește cu capul în măsura erorii comise de acestea deja. De fapt, cele mai multe organizații relativ mici pentru sistemul de monitorizare a contractelor revine cu departamentul de contabilitate. Și în acest contabil șef departament sau de a numi propriul lor, sau ca un vot general, persoana responsabilă specifică. În unele cazuri, persoana care primește o mică creștere a salariilor, ceea ce ar trebui să compenseze pentru volumul suplimentar de muncă, dar cel mai adesea, ultimul punct pur și simplu ignora, subliniind lipsa de fonduri sau a altor factori similari. În mai multe cazuri rare, este responsabil pentru păstrarea în siguranță a documentelor, în general, și în special contracte, acte avocat. Dar nu este foarte convenabil, pentru că această persoană poate fi responsabilă pentru contract, iar restul documentelor de el folosit pentru a cunoaște doar superficial. Mai convenabil atunci când există o singură persoană care este angajată în această problemă. Acesta va fi cel mai exacte și nu comite bug-uri urât mărunte, cum ar fi acest lucru se poate face alți angajați.

rezultat

Contractul de depozitare din organizație se realizează pe baza deplină conformitate cu toate prevederile legii. Aceasta este o condiție esențială, care poate lua cu privire la toate problemele întreprinderii. În acest caz, nuanțele mici, reglementările interne, registre și documentația aferentă pot diferi de la o firmă la firmă. Principala Persoana responsabilă este considerată a fi șeful, dar el poate încredința acest moment o altă persoană. Acest lucru va facilita activitatea de management, dar nu-l scoate din adâncimea de responsabilitate pentru eventualele erori. Acesta este angajatul care este de încredere pentru a lucra cu documente de arhivă, ar trebui să fie la fel de responsabil și să înțeleagă în mod clar îndatoririle lor în schimbul unor bani reali, mai degrabă decât recunoștința verbală, așa cum se întâmplă de obicei cu creșterea încărcăturii fără compensare cu fonduri suplimentare pentru plata.