Clasificarea documentului: criterii de bază

Deci, a fost ușor de înțeles numărul mare de documente, elaborate norme speciale pentru pregătirea și prezentarea acestora, clasificări diferite, precum și formele și metodele de lucru cu ele adecvate.

Trebuie remarcat faptul că clasificarea documentelor este extrem de important, deoarece ajută la evidențierea caracteristicilor specifice ale acestora și face posibilă utilizarea lor cel mai eficient. Este una dintre cele mai vechi și până la sfârșitul probleme nerezolvate, dezvoltarea de care a început abia la sfârșitul anilor 1960. Cea mai mare parte a abordării distribuite de documentare în grupuri separate, aplicate anterior numai la caracteristicile specifice în ceea ce privește domeniul de aplicare sau știință separată. Doar recent clasificarea multidimensională a documentelor a fost stabilită, care se bazează pe componentele de informații și materiale.

Toate documentele pot fi împărțite în funcție de următoarele criterii:

1. Circumstanțele funcționării acestora în spațiu și timp. Să ia în considerare regularitatea publicării (periodice și non-periodice), timpul de apariție (original, original, copie, duplicat), locul de fabricație (regionale, naționale sau străine);

2. componenta de informare.

• să acorde o atenție la conținutul și nivelul de agregare a informațiilor (documentare primară și secundară);

• clasificarea documentelor include dimensiunea informațiilor înregistrate pe dimensiunea (formatul), precum și numărul de pagini (total);

• Diviziunea asupra modului în care este percepută de informații (documentele pot fi citite de un om sau necesită echipament tehnic special);

• această clasificare a documentelor include, de asemenea, înseamnă un caracter iconic prin care înregistrează informații (text și forma non-text);

• Date metodă de înregistrare conform distinge scrise de mână, imprimate, mecanice, magnetice, fotografice optice, cu laser, și documente electronice.

3. Material componentă care include anumite criterii (cum ar fi materialul de purtător de informație, precum și forma și designul).

Este de remarcat faptul că distribuirea documentației pentru grupurile individuale de conținut și de formă permite mai eficient să organizeze lucrul cu ea.

Este demn de menționat faptul că există, de asemenea, o clasificare corespunzătoare a documentelor contabile până în prezent, care ia în considerare conținutul lor, locul și procedura de elaborare, aplicare, precum și o metodă de utilizare.

Această clasificare a documentelor contabile include următoarele împărțirea în tipuri:

• în funcție de aplicație - administrativă și executivă, de înregistrare contabilă sau combinate;

• pregătirea comenzilor - primar și sinteză;

• documente interne și externe;

• prin utilizarea - de unică folosință și depozitare;

• în funcție de conținutul - monetare, materiale si design.

Trebuie spus că această clasificare include o serie de criterii și este extrem de largă, astfel încât fiecare document se referă la diferite grupuri, în același timp, dar pot fi caracterizate prin trăsături specifice și utilizate numai în domeniul relevant.