Câte comenzile sunt stocate în vacanță? Depozitarea documentelor de HR

Cea mai importantă unitate structurală a companiei - Serviciul HR. Profesioniștii care lucrează în ea, de multe ori format din diferite ordine și de a organiza depozitarea și circulația acestora. Cele mai populare în sistemul de flux de lucru poate include ordinele de a părăsi. Care sunt nuanțele formării lor? Care sunt perioadele de depozitare determinate ordinele corespunzătoare de reglementare a legii?

Ce documente includ ordinele să plece?

Înainte de a examina problema modului în mai multe comenzi sunt stocate pe vacanta, studiul la care documente din punct de vedere al clasificării documentelor corporative interne ale întreprinderii din care fac parte.

În conformitate cu abordarea comună, au atribuit în mod corect la comenzile de personal. Aceste surse sunt grupate pe baza unor simptome comune, în fiecare caz în parte. documente de personal pot fi preparate atât în forme standardizate, și prin faptul că societatea a dezvoltat propria sa.

Cazurile care combină același tip de comenzi, nu ar trebui să combine documentele diferă în mod semnificativ în ceea ce privește depozitarea. Luați în considerare modul în care pot fi clasificate ca surse relevante cu privire la acest criteriu.

O listă a termenului de valabilitate a documentelor de personal

Există documente de personal, care trebuie să fie păstrate pentru o perioadă lungă de timp. Nu contează în ce formă juridică operează întreprinderea. Astfel, legislația prevede că anumite documente trebuie să fie păstrate timp de 75 de ani. Acestea includ, în special:

• comenzi pentru ocuparea forței de muncă a muncii;
• ordinea concedierii angajaților.

Există surse care pot fi stocate pentru o perioadă considerabil mai mică - 5 ani. Astfel de documente de personal includ:

• ordinele de a părăsi;
• comenzi pentru călătorii de afaceri.

Astfel, perioada de valabilitate a tuturor ordinelor de vacanță ca o varietate de comenzi cu personalul este de 5 ani.

Acestea sunt caracteristicile legislației de reglementare. Pentru a ști cât de multe comenzi sunt stocate în vacanță, aveți nevoie pentru orice persoană departament de personal calificat pentru documentația corectă pentru membrii personalului întreprinderii. Prin urmare, competența acestor specialiști pot include, de asemenea, păstrarea surselor relevante.

Cazurile care implică ordinele de a furniza frunze anuale pot, la rândul lor, să fie clasificate în categorii separate, bazate pe prezența unei baze suplimentare pentru acest lucru. De exemplu, ținând cont de structura organizatorică, distribuția angajaților între departamente și divizii ale companiei.

Deci, acum știm cât de multe comenzi sunt stocate în vacanță - cinci ani. Dar există o serie de caracteristici care caracterizează procedura de lucru cu documente referitoare la eliberarea angajaților. Acesta va fi util pentru a le studia.

Lucrul cu documente de personal în întreprindere: nuanțele

În primul rând, trebuie remarcat faptul că reglementările legale, stabilirea procedurii pentru organizarea rândul său, documentele în cauză, nu au fost încă făcute. Fiecare organizație pe cont propriu sau, poate, cu avizul autorităților superioare definește lucrul cu surse relevante. Pentru a optimiza lucrul cu documente de resurse umane, în special cele care se referă la înregistrarea de concediu ale angajaților, pot fi folosite diferite forme unificate.

Lucrul cu eliberarea de documente: nuanțele

Dacă vorbim în mod specific cu privire la documentele referitoare la eliberarea, exercitarea experților lor de stocare recomandă luarea în considerare clasificarea:

• pe documentele referitoare la plătit, concediu de studiu;
• comenzi pentru alte tipuri de vacante.

Pentru organizarea cifrei de afaceri a documentelor relevante pot fi utilizate o varietate de reviste:

• ordinele de înregistrare să plece;
• fixare instrucțiuni pentru a transfera, retragerea personalului din concediu.

În acest caz, jurnalele relevante sunt menținute sub formă de hârtie.

Orice comandă - la un concediu de maternitate, pentru școală, contractul principal - ar trebui să fie emise pe baza oricărui alt document. Aceste surse pot avea, de asemenea, anumite perioade de depozitare. De asemenea, ei fac sens pentru a clasifica în grupuri diferite, în scopul de a optimiza documentul de personal.

Stocarea documentelor de personal: nuanțe

Considerăm acum caracteristicile organizării de depozitare de documentare a personalului. Una dintre sarcinile cheie ale unui specialist competent aici - formarea afacerilor. Pentru soluția sa, este important să se stabilească, în primul rând, lista timpului de depozitare a documentelor referitoare la diferitele grupuri. Fiecare sursă trebuie să aibă informațiile necesare. Dacă un document special, nu îndeplinește cerințele, nu este de dorit să se includă în afacere.

Atunci când personalul organizației documente de stocare un angajat responsabil poate utiliza un standard de specificații diferite informații relevante cu privire la sursele sau de a folosi standardele corporative interne.

Mai sus am furnizat exemple de documente care pot fi stocate timp de 5 ani (în special, acestea includ ordinele de a părăsi), precum și cele pe care organizația trebuie să fie plasate în arhivele pentru un termen mult mai lung. Cifra de afaceri a doilea tip de surse pot fi ajustate cu reglementările interne suplimentare. De exemplu, dacă un document trebuie să fie păstrate 75 de ani, compania poate fi pus în normele în vigoare în conformitate cu care documentația de personal este trimis la arhiva pentru cazare pe termen lung. La rândul său, documentele cu un termen de valabilitate de 5 ani, în multe cazuri, nu este necesar să se transfere la arhiva. Ele pot fi plasate într-un alt protejat, dar în același timp, mai accesibilă pentru familiarizarea rapidă cu poziția corespunzătoare.

Un element important al documentului personal - inventar. Ei, în special, firmele pot fi utilizate ca un moment în care trimiterea fișierelor la o arhivă a organizației.

Este util să se ia în considerare succesiunea de acțiuni ale specialistului de resurse umane în vacanța documente de proiectare.

Hârtiile pentru vacanța: verificarea motivele pentru comanda

Așa cum am menționat mai sus, ordinele emise de tipul corespunzător pe orice bază. Trebuie verificat. În general, un astfel de program aprobat de către personalul de sărbători. În plus, această sursă poate fi completată cu solicitarea personală a salariatului în concediu.

Orarul adecvat este adaptat la prevederile Codului muncii, precum și atribuțiile personalului pot include verificarea ordinea de formare a acestui document pentru respectarea legislației muncii. În cazul în care programul este corect, și completate de alte surse, formând ordinul de a părăsi angajatului. Se poate observa că normele pot fi adoptate în întreprindere, potrivit căreia, detalii privind programul și documentele suplimentare sunt înregistrate în registre speciale. Această procedură poate fi efectuată în scopul de a optimiza cifra de afaceri de personal în cadrul companiei (în cazul în care personalul companiei este suficient de mare).

Hârtiile pentru ediția de vacanță a ordinului

Acum, de fapt, despre ordinele să plece. În vederea executării acestora poate fi utilizată sub formă standardizată, cum ar fi T-6 sau T-6a sau intra. În această ordine de director de închiriere și de un document corespunzător compilat pentru un angajat obișnuit poate fi reprezentat într-o structură similară. Din punct de vedere al dreptului muncii, acestea sunt de același tip de documente. Dar, desigur, are sens sa le distribuie in diverse probleme in outsourcing HR: comenzi pentru angajații obișnuiți, sunt susceptibile de a fi elaborate mult mai des decât documentul la șef al firmei.

Executarea ordinelor: nuanțele

Completarea sub forma unui ordin de a părăsi are un număr de nuanțe. Astfel, ofițerul de personal la rezolvarea acestei probleme, este necesar:

• indică tipul de vacanță, în conformitate cu normele legislației sau a regulamentelor de către întreprinderile locale;
• reflectă perioada corectă de muncă în publicarea ordinelor privind concediul anual.

ordinele gata de plecare trebuie să fie semnat de către șeful companiei, în cazul în care nu învestită cu puteri similare altor angajați competente ale întreprinderii, cum ar fi șeful departamentului de personal.

Desigur, aceste puteri trebuie să fie formalizate într-un act normativ local, separat. Publicarea trebuie, din nou, șeful organizației, delegarea de competențe corespunzătoare unei anumite persoane. La rândul său, persoana căreia puterea de a ordinea stabilită publicarea ordinelor Resurse umane transmise certifică faptul de cunoștință cu reglementările locale și ia lista de angajamente specifice legate de executarea autorității competente.

Hârtiile pentru ordinul de înregistrare de vacanță

ordinele gata de plecare trebuie să fie înregistrate în biroul personal. În acest scop, unitățile structurale relevante ale companiilor, o revistă specială. În acest caz, poate fi efectuată în mai multe exemplare, datorită abordării de serviciu a personalului aplicabil clasificării documentelor care sunt relevante pentru sărbători angajaților. Dar, în cazul în care personalul companiei este mic și o nevoie semnificativă pentru distribuirea documentației de personal nu apare pe grupuri diferite, jurnalul poate fi realizat într-un singur exemplar.

Înregistrarea comenzilor: nuanțele

Printre experții există un punct de vedere care dispune de înregistrare - condiție necesară intrării sale în vigoare juridică. Acesta este doar un șef de la semnarea societății nu poate fi suficient pentru acest lucru.

La înregistrarea comenzilor pentru furnizarea de concediu anual și a altor documente care se referă la categoria respectivă, pentru a primi un număr unic bazat pe care sursa este inclusă în sistemul de documente corporative interne. Procedura de alocare a numerelor organizației se definește. De obicei, având în vedere cronologia ordinele de serviciu personal de formare pentru temperare.

Termenul de valabilitate a jurnalului de comandă

Mai sus ne-am uitat la cat mai multe comenzi sunt stocate în vacanță. set de termen specific de locație și înregistrează documentele relevante - acesta este de 3 ani de la data introducerii datelor privind ordinea finală de a părăsi, care este înregistrată în jurnalul. În plus față de sursele de date din întreprindere pot fi formate alte reviste auxiliare din cadrul activităților individuale de servicii de personal pentru a optimiza fluxul de lucru în cadrul companiei. Procedura de completare a documentelor relevante pot fi stabilite prin acte normative locale individuale, care sunt publicate managementul companiei.

conducătorul organizației, delegare de competențe corespunzătoare unei anumite persoane. La rândul său, persoana căreia puterea de a ordinea stabilită publicarea ordinelor Resurse umane transmise certifică faptul de cunoștință cu reglementările locale și ia lista de angajamente specifice legate de executarea autorității competente.