Scrisoarea de management (probă)

Scrisoarea de management - un document care este o parte integrantă a comunicării de afaceri. Cel mai adesea este transmis prin poștă și servește schimbul de informații într-un mod special.

concepte de bază

Este nevoie de corespondență de afaceri pentru a face față cu diverse probleme economice sau de producție. Cu afacerile sale de ajutor și organizațiile să comunice cu mediul extern: parteneri, clienți sau agenții guvernamentale. De obicei folosit pentru această scrisoare de management.

Acesta este, în general, menționată ca un document scris, care poate fi:

• ca răspuns la mesajele sau cererile primite anterior;
• hârtie însoțitoare ghidate trimis împreună cu alte instrumente sau materiale;
• scrisoare de inițiativă în cazul în care celălalt mod de comunicare nu este posibilă.

Fiecare dintre aceste opțiuni are propriile sale caracteristici. Cu toate acestea, există reguli comune, în conformitate cu care este de obicei făcută nicio scrisoare oficială. Acest lucru este de înțeles, pentru că este o corespondență de afaceri, de exemplu, de multe ori începe concluzia majorității tranzacțiilor. Un document bine format poate crea în destinația o impresie favorabilă asupra viitorilor parteneri potențiali.

Tipuri de scrisori de afaceri

În funcție de informațiile pe care conține scrisoarea oficială, acesta poate fi:

1. Acoperirea. În cazul în care conține mesajul pe care să-l există o suită de aplicații.
2. Revendicările. Asta este, ea exprimă nemulțumirea față de o anumită situație (cerere).
3. Orientare. anumite indicații sunt date în text.
4. Garanție. Expeditorul confirmă îndeplinirea obligațiilor viitoare prevăzute în document.
5. Informații. Scrisoarea conține informații care pot fi de interes pentru destinatar.
6. Publicitate. Informațiile sunt furnizate pentru a atrage cooperării.
7. Scrisoarea de notificare. Pentru informații despre evenimente publice.
8. Scrisoare de confirmare. Acesta ia act de faptul de a obține aceste sau alte documente sau materiale.
9. Scrisoare de cerere. Textul conține un apel la stimulent destinatarului la acțiune.
10. Scrisoare mesajului. Acesta oferă informații specifice expeditorului de interes reciproc pentru părți.

Scopul acestor documente este legătura dintre organizațiile sau departamente.

Compilație scrisorii revendicării

În materie de cooperare, uneori, există situații în care una dintre părți, din orice motive, nu își îndeplinește obligațiile. În acest caz, primul partener trimite o scrisoare omologului său. În ea, el prezintă de obicei propunerile sale pentru eliminarea încălcării drepturilor sale legale. Aceasta este scrisoarea oficială. O probă de un astfel de document, puteți crea în mod arbitrar. În acest caz, ar trebui să fie luate în considerare următoarele puncte:

1. Stilul de scriere ar trebui să fie de afaceri oficiale cu instalarea parteneriatului.
2. Esența creanței trebuie să fie exprimat foarte clar.
3. În timpul prezentării informațiilor necesare pentru a opera fapte concrete convingător.

În scrisoarea de reclamație trebuie să conțină:

• Detaliile expeditorului (numele, adresa expeditorului și numerele de telefon);
• informații complete despre destinație;
• descrierea împrejurărilor în care a existat o situație de conflict;
• o trimitere la normele legale, care, la rândul său, a rupt contrapartidă;
• cerințe specifice pentru a elimina încălcarea, indicând momentul punerii în aplicare a acestora;
• consecințe care pot apărea în cazul în care opoziția se îndepărteze de la executarea lor.

O atenție deosebită trebuie acordată modului în care serviciul este format scrisoare. Eșantionul trebuie să fie dezvoltate astfel încât infractorul nu-l percepe ca o amenințare. Trebuie amintit faptul că aceasta este doar o reamintire respectarea exigent cu legea.

reguli de proiectare

O atenție deosebită trebuie acordată la proiectarea de scrisori de management. Cu toate acestea, legea nu prevede că orice reguli și reglementări stricte.

În ciuda acestui fapt, următoarele puncte ar trebui să fie considerate obligatorii în pregătirea unor astfel de documente:

1. Orice scrisoare oficială ar trebui să fie scris pe formular. Acesta este dezvoltat de către experți în avans pe birou și aprobate prin ordin al directorului.

2. Documentul trebuie să conțină anumite detalii:

2.1. Informații despre destinatar și expeditor.

2.2. Numărul de referință și data prezentei scrisori. Este necesar pentru înregistrare.

2.3. Link la informații similare despre scrisoarea-solicitare, în cazul în care documentul este un răspuns la ea.

2.4. Titlu.

2.5. Informații despre prezența oricăror aplicații cu numele și numerele lor.

2.6. Informații despre persoana care semnează documentul (poziția și numele).

3. Într-o scrisoare care urmează să fie citit într-o singură întrebare. Având mai multe complica alegerea artistului.

4. Informațiile trebuie să fie stabilite foarte pe scurt, dar este clar. Este de dorit ca textul nu mai mult de două pagini are.

5. Dreptul de a specifica detalii ale beneficiarului. Dacă vorbim despre organizație, trebuie să respectați următoarea secvență:

5.1. Numele companiei (în cazul nominativ).

5.2. Unitatea structurală (dacă este necesar).

5.3. Poziția de destinație (în dativ).

5.4. Inițialele lui.

5.5. Adresa poștală a companiei.

6. În cazul în care mai mulți destinatari, trebuie să specificați mai întâi principală, și apoi toți ceilalți.

Luând în considerare toți acești factori, proiectarea de scrisori de management, în principiu, să nu fie dificil.

Ordinea de prezentare

Pentru documentul a fost compilat corect, trebuie să luați în considerare ordinea specifică de prezentare a informațiilor în ea. De exemplu, putem lua în considerare posibilitatea de a cum să scrie o scrisoare oficială de răspuns. În primul rând trebuie să ne amintim că, în conformitate cu normele de etichetă, este necesar să se răspundă la informații în termen de zile de la primirea acesteia. Dacă vorbim despre mesajul de e-mail, timpul optim nu este mai mult de două ore. În cazul în care aderă la aceste reguli nu este posibil, este mai bine pentru a trimite un mesaj partenerului.

Scrisoarea în sine, de fapt, va consta din două părți:

1. Introducere. Expeditorul stabilește tema, cauza și temelia scrisului său. Puteți consulta regulamentele, care prin lege sunt baza pentru furnizarea unui răspuns. În plus, ar trebui să acorde o atenție la unele puncte în ceea ce privește această situație. Acestea vor ajuta să dezvăluie esența întrebării.
2. Rezumat. Această parte are ca scop explicarea și convingătoare. Textul trebuie să fie concis, clar și concis și să stabilească faptele - dovedite și obiective. Dacă este necesar, acestea pot fi confirmate de cifre reale.

După un astfel de text este, de obicei, urmată de o listă de aplicații. Se încheie un document semnat de către expeditor. În plus, este necesar să se știe cum să scrie o scrisoare oficială, pentru a nu ofensa destinatarului. În primul rând, trimiterea la este de dorit să înceapă cu expresia „Dear.“ În al doilea rând, puteți utiliza expresiile de text participle verbale de genul „luând în considerare cu atenție propunerea,“ sau „pentru a testa temeinic comentariile tale.“ O astfel de aderarea la eticheta va beneficia doar de ambele părți.

Procedura de acțiune

Elaborarea scrisori oficiale este responsabilitatea grefieri, secretari sau alți angajați care sunt atribuite aceste taxe. Fiind acceptat pentru munca pe care trebuie să adere la secvența lor acțiuni. Procesul de un astfel de document în general trece prin următoarele etape:

1. Examinarea atentă a circumstanțelor problemei. Tu trebuie să controleze complet situația, în scopul de a evalua soluțiile posibile.
2. Elaborarea proiectului de scrisoare. Este necesar să se ia în considerare toate cerințele stabilite mai sus.
3. Armonizarea textului pregătit. Uneori este necesar pentru a edita lumina comentariilor cap. El poate face unele clarificări sau explicații cu privire la acest subiect.
4. Aprobarea supervizorului.
5. Finalizarea și semnarea documentului.
6. scrisori de înregistrare.
7. Trimiterea e-mail la destinatar.

Numai după ce trece prin toate aceste etape, scrisoarea a ajuns la destinatar, va fi capabil să-și îndeplinească misiunea.

reglementări obligatorii

Pentru a plasa o scrisoare oficială, trebuie să aibă în vedere faptul că prima pagină a în mod necesar imprimat pe un formular special. Pentru restul, puteți utiliza foi curate regulate de A4. Aici trebuie amintit că câmpul de text foarte are limitele sale: superioare și inferioare sunt de 2 cm, stânga - 3,5 cm, dreapta - 1 cm. Nu este necesar să se rupă dimensiunea standard pentru a se potrivi informațiile de pe o singură pagină. Este mai bine să respecte toate regulile și pur și simplu adăugați o pagină suplimentară.

Introduceți textul trebuie să fie, de asemenea, în conformitate cu normele:

1. Pentru a imprima, utilizați fontul standard de Times New Roman. mai bine să nu se aplice alte opțiuni.

2. Dimensiunile Font reglementate:

• pentru textul principal - 14;
• pagini de aliniere, și o marcă a performanței - 12.

3. Plasarea detalii, de asemenea, efectuate în conformitate cu normele:

• spațiere între linii - 1;
• alinierea textului este făcută de „lățime“;
• transferurile sunt plasate automat;
• distanța dintre antet și numărul de serie este de 2 distanța dintre rânduri, și de la acesta la textul principal - 3.

Respectarea acestor standarde este obligatorie pentru executarea corectă a literelor corespunzătoare destinației.

detalii localizare

Pentru a elabora o scrisoare standard de afaceri, trebuie să știți exact unde ar trebui să fie plasate, detalii și componentele sale. Răspunsurile la aceste întrebări conține un GOST R 6.30-2,003. Acesta descrie în detaliu forma de scrisori oficiale. De fapt, este o probă în care totalitatea toate detaliile documentului se află într-un anumit fel. Este necesar să:

1. Pentru a unifica procesul de birou de înregistrare auto litere (de afaceri).
2. Să fie capabil de a avansa central pregăti formulare standard, reducând necesitatea de a efectua manual munca.
3. Facilitarea și reducerea timpului de regăsire a informațiilor vizuale.
4. Extindeți capabilitățile de procesare de scrisori cu ajutorul calculatoarelor și a altor echipamente.

Deci, pentru scrisoarea de afaceri convenționale utilizează 30 de detalii standard, care sunt situate în zone obligatorii unsprezece:

• logo-ul și emblema;
• autor;
• datele inițiale;
• antet;
• aprobare;
• destinatar;
• Rezoluția;
• text;
• semnături și aplicații;
• coordonare și de asigurare;
• mărci.

Plasarea de informații în anumite sectoare permite profesioniștilor pentru a naviga mai bine documentul, iar utilizatorii obișnuiți facilitează procesul de preparare a acestuia.

cerințe de bază

Unii lideri cred în mod greșit că corespondența de afaceri poate fi efectuată în mod arbitrar, fără a urma orice reguli și reglementări. Dar experții care sunt responsabile pentru aceasta, trebuie să cunoască cerințele de bază pentru scrisoarea oficială:

1. Prezența formă specială (corporativă).
2. Utilizarea corectă și detaliile destinației de plasare.
3. Textul trebuie să fie ușor de citit și editat de bine. Pentru a explica esența problemei este mai bine să acorde prioritate propuneri comune simple. Este necesar să se vorbească pe scurt pentru fiecare cuvânt efectuat un maxim de informații.
4. În funcție de tipul, documentul trebuie să fie eliberat în mod corespunzător. Scrisoarea poate conține, de asemenea, mai multe aspecte. În acest caz, expunerea este necesară pentru a încerca să le combine.
5. Utilizarea adecvată a standardelor stabilite pentru tastarea.
6. Încearcă să ajungi la conținutul scrisorii nu a fost expresii categorice. Destinatarul poate interpreta fraza ca o amenințare. La proiectarea propuneri mai bine utilizați cuvinte introductive, cum ar fi „aparent“, „după cum știți“, „posibil“ și „cum să“.

Aceste cerințe sunt, în practică, ajută la menținerea de management al documentelor în întreprindere.