Fluxul de lucru în întreprindere. Document Management si evidenta

automatizarea fluxurilor de lucru este o măsură a recurs la aproape toate de afaceri moderne. Chiar și companiile mici sunt de lucru cu o masă de diverse documente, inclusiv scrisori, bugete, facturi, contracte și toate tipurile de cerințe. Acesta este motivul pentru care aproape fiecare organizație modernă încearcă să folosească această măsură ca un flux de lucru, care este furnizat în detrimentul completitudinii și păstrarea datelor, ușurința de a găsi și de stocare diverse informații, și pentru a limita optimizarea timpului necesar pentru aprobarea acestuia.

De ce o fac?

Practic, orice angajații companiei petrec mult timp încercând să găsească informațiile corecte, iar statisticile spune elocvent că este nevoie de aproximativ jumatate din timpul de lucru. Așa cum se întâmplă, de asemenea, că trebuie să recreeze din nou în loc să reutilizați orice documente care există „undeva“. Este un standard este o situație în care textul original al unui tratat este un avocat în calculator, și jurnal intrările privind valorile mobiliare care însoțesc executarea contractelor executate în sistemul de contabilitate, facturi și acte sunt cuprinse în departamentul financiar sub formă de hârtie, și corespondență cu privire la desfășurarea tratatului locul de muncă este în electronică de angajați cutii poștale. Această „dispersie“ de informații este extrem de dăunătoare pentru securitatea, integritatea și coerența, este în astfel de situații există automatizarea fluxului de lucru real.

Prin introducerea unor sisteme informatice specializate rezolvate majoritatea problemelor predominante. De exemplu, o parte din sistemul de bugetare oferă posibilitatea de a crea un sistem de bugete interconectate, urmat de formarea și depozitarea diferitelor versiuni ale acestor documente, precum și indicarea stării lor. Astfel, problema este rezolvată parțial documentul bugetar prin utilizarea unor astfel de sisteme.

Dar nu uitați că actualul cadru bugetar, precum și contabile și ERP-sistem, în majoritatea covârșitoare a cazurilor lucra cu informații structurate, adică tipul de date care pot fi create și stocate într-o formă de tabel. Potrivit cei mai mulți experți, valoarea totală a datelor de la orice informație de afaceri modern structurate oferă doar 20%, în timp ce restul include e-mail-uri, documente de tip text, diferite rapoarte de negocieri și întâlniri, imagini, etc. Destul de des, fără efectuarea de studii de informații nestructurate pur și simplu nu este posibil să se facă o evaluare kontektsta normală, care este deja prezent structurat. Depozitarea, colectarea și prelucrarea ulterioară a acestor date este asigurată prin utilizarea de măsuri, cum ar fi fluxul de lucru și de management al conținutului de companie sisteme de informații.

Ce este?

Cu ajutorul sistemului electronic de management al documentelor oferă organizațiilor de orice interacțiune între angajații unei organizații, pe baza documentelor prezentate. Din nou 1C documentul prevede crearea documentelor, posibilitatea de a le muta cu privire la organizarea și menține controlul asupra executării documentelor și a proceselor descrise prin utilizarea lor. Astfel, documentul electronic prevede numărul de companie mare de avantaje, traducere munca ei este de fapt un nivel nou.

Fiecare document unic în acest sistem electronic se caracterizează printr-un întreg set de detalii care o caracterizează în mod unic (adesea menționată ca astfel de seturi de cărți). Cardul poate conține o varietate de informații, inclusiv tipul de document, data de formare și schimbare, autorul, precum și spațiu de stocare și multe altele. În viitor, sistemul de management al documentelor va oferi stocare și regăsire a documentației necesare, în conformitate cu detaliile care au fost specificate în card.

oportunități

gestiune electronică a documentelor oferă organizațiilor nu numai o mulțime de avantaje, dar, de asemenea, deschide multe posibilități noi, care este de asemenea important.

control centralizat

Indiferent de cât de mare este aceasta sau că sistemul de management al documentelor de întreprindere permite schimbarea rapidă sub formă de documente care circulă pe ea. De exemplu, pentru a schimba formularul de cerere pentru oricare dintre costurile diverselor centre de responsabilitate doar pentru a face anumite modificări la șablonul suficient de această cerere, care este deja stocat în sistem. După aceea, angajații care umple o astfel de cerere nu va fi în măsură să utilizeze formularele învechite de documentare, deoarece cererea este completată și trimisă prin intermediul sistemului.

Sprijinirea ciclului de viață al documentației

Fiecare document care va renunța și prelucrate în orice întreprindere, trece în mod necesar prin mai multe etape stabilite. De exemplu, atunci când este vorba de bugetul corporativ, este mai întâi necesar să se facă, și apoi aproba și executa la anumite ore. După aceea, diferite performanțe reale și planificate a subiectului buget analiză detaliată și trimis la arhiva. În 1C document oferă un control strict asupra ciclului de viață al documentelor, ținând cont de cerințele de bază ale mediului corporatist, precum și diverse reguli juridice și standardele din domeniu de afaceri al companiei.

Lucrul în echipă

Sistemul electronic de management al documentelor oferă mult mai mult decât o organizație a muncii colective pe documente, în prezență vor fi experți care sunt în birouri diferite sau chiar în diferite orașe.

Sistemul stochează un număr suficient de mare de versiuni ale aceluiași document, în plus față de directe și de schimbare, ei pot adnota datele, adică, să le completeze unele comentarii și note, fără a afecta informațiile de bază, pe care el trebuie să livreze.

confidențialitate

caracteristică destul de importantă a unor astfel de sisteme este faptul că, în același 1C document poate abona printr-o semnătură digitală specială, urmată de criptarea. Acest lucru face posibilă nu numai pentru a confirma autenticitatea oricăror informații, dar, de asemenea, identificate în mod unic cu autorul, precum și pentru a realiza cel mai eficient de securitate pentru stocarea diferitelor date, dacă este necesar.

rutare

În cazul în care sistemul electronic de management al documentelor nu este disponibil, atunci, în acest caz, angajatul care participă la crearea unor titluri de valoare, trebuie să înțeleagă în mod necesar, care este cel mai bine pentru a transfera aceste valori mobiliare. gestiune electronică a documentelor în întreprindere pentru a transfera automat datele persoanei din dreapta.

Prin ea însăși, traseul este liber și rigidă. Free oferă o oportunitate de a documenta direcția de absolut nici un destinatar, după caz, în timp ce rigidă prevede reglementarea mai precisă, dar în cazuri speciale, acțiunea de pre-instalate în documentația de sistem a regulilor de circulație poate fi un pic de pauză (de exemplu, în cazul în care aveți nevoie pentru a trimite proiectul de document pentru examinare la unii experți externi).

de control al accesului

Există mai multe opțiuni de modul în care să se facă distincția între diferitele puteri ale angajaților companiei în ceea ce privește managementul documentației. Astfel, un flux de lucru avansat permite unei persoane să dea un control complet asupra datelor limitează posibilitatea de a modifica sau chiar permit numai vizualiza sau adnota orice fișiere. Acest lucru simplifică foarte mult lucrul cu date diferite, și că este important - devine mult mai sigur.

integrare

Pentru a asigura integritatea maximă a datelor, care este redactat într-o anumită societate, gestiune electronică a documentelor în întreprindere prevede integrarea sistemului instalat cu alte persoane - financiare, industriale, analitice, etc. Printr -o astfel de integrare dispune de sistem de flux de lucru modern , de multe ori suficient sa folosit ca un fel de legătură între mai multe tipuri de software.

Documente ale tuturor sistemelor, este logic legată de aceste informații, numit context. Acesta poate include conținutul unui hârtie sau e-mail-uri, faxuri, documente de plată, înregistrările activităților, video sau înregistrări audio, și chiar și o mulțime de alte informații. Contextul documentului poate fi adăugat manual sau automatiza complet procesul, în funcție de preferințele și nevoile de management.

De exemplu, sistemul modern de automatizare a fluxului de lucru în procesul de formare și modificările ulterioare ale bugetelor pot fi folosite o serie de alte informații contextuale:

• toate tipurile de cercetare de piață, inclusiv nu numai propriile sale, ci și pe cele care au fost obținute din surse externe;
• Diferite acorduri cu omologii (cumpărători sau vânzători);
• documente juridice și de referință speciale;
• documentație suplimentară, care se reflectă în sine orice limitări sau ipoteze (ca un exemplu, rata inflației, ratele de schimb și alte date);
• minute ale ședințelor, a avut loc pentru a discuta orice versiune este bugetul, și includ tot felul de comentarii ale lucrătorilor și observații ale participanților la proces ( de multe ori o astfel de documentație este trimis printre toți angajații prin e-mail si stocate separat de fișierele de informații bugetare).

Un utilizator care lucrează cu un buget, în orice moment, dacă este necesar, se poate vizualiza oricare dintre documentele de mai sus, pe măsură ce tehnologia modernă de flux de lucru îi permite să facă acest lucru fără căutări lungi.

Ce sisteme sunt folosite cu noi?

Una dintre cele mai populare solutii software care pot fi găsite în companiile rusești poate fi numită o combinație de utilități Microsoft Outlook cu Microsoft Exchange Server. Prima cerere, în principiu, stabilit pe aproape orice calculator, în timp ce Exchange Server este adesea luate pentru a utiliza ca un server de e-mail cu drepturi depline. În ciuda faptului că firmele care deja ceva timp în urmă a fost introducerea documentului electronic a avut loc, astfel de programe sunt utilizate numai ca o platformă pentru e-mail, după unele setări centralizate chiar și acest software-ul poate fi folosit ca un flux de lucru de automatizare destul de funcțional pentru aproape toate organizațiile .

În momentul de față, piața rusă este umplut cu zeci de sisteme diferite, prin intermediul căreia un automatizare de management al documentelor și software similare oferă nu numai occidental, dar, de asemenea, dezvoltatorii de pe piața internă. Chiar si Microsoft, în plus față de programele de mai sus, oferă utilități, cum ar fi chiar Content Management Server sau SharePoint Portal Server.

Cel mai puternic dintre toate sistemele existente este considerat a fi Documentum, dar companiile mari, în principal, folosesc acest proces de automatizare. Fluxul de lucru al unor companii în detrimentul software-ului automatizat pachet de Lotus Notes, dar mulți numesc un fel de „designer de programatori pentru“, astfel cum sunt stabilite pe baza sistemului său complet este destul de dificil.

Care este diferența dintre sistemele rusești și occidentale?

Dacă vorbim despre principalele diferențe dintre utilități interne și externe, acestea sunt disponibile în capacități de scalare. De exemplu, în cazul în care sistemul de dezvoltatori de Vest poate funcționa în aproape toate sistemele de operare, a fost cea mai mare parte internă dezvoltat doar pentru oricare dintre ele, și, desigur, că este de multe ori pentru Windows. Sistemele occidentale sunt configurate pentru a utiliza orice SGBD. Astfel de constrângeri sisteme rusești pot împiedica grav posibilitatea de a construi cross-platform, soluții integrate.

În ceea ce privește funcționalitatea, principala diferență constă în faptul că, în dokumentoproizvodstva automatizarea fluxului de lucru de Vest și pus în aplicare mai multe programe care pot fi emise sub un singur brand, dar ținta pentru o varietate de scopuri. De exemplu, Documentum oferă o serie de produse individuale, care sunt utilizate pentru automatizarea completă și integrarea cu ERP-sistem, să sprijine managementul documentelor de proiectare și inginerie, etc. Cea mai mare parte predominantă a software-ului dezvoltat în Rusia, cu scopul de a rezolva o anumită problemă.

De asemenea, demn de remarcat este faptul că principala diferență constă în abordarea ambelor părți la ceea ce este un sistem de automatizare a fluxului de lucru. Sistemele occidentale sunt destinate să asigure automatizarea completă și follow-up de sprijin printr-o varietate de procese de afaceri în cadrul organizației, în timp ce marea majoritate a programelor interne pentru a automatiza doar anumite funcții.

Costul sistemelor occidentale de aproximativ variază de la 400 $ la 1.000 $ pentru fiecare loc de muncă, nu de numărare costul de implementare, hardware și software necesar pentru a asigura un document electronic normal. De multe ori auto-introducere costă aproximativ jumătate din costul obișnuit al licențelor, ca cea mai mare parte a programului pentru automatizarea fluxului de lucru puse în aplicare diverse promoții, dar în unele situații prețul unui ordin de mărime mai mare. Una dintre cele mai dificile este întotdeauna proiectul de automatizare a documentației financiare cu privire la punerea în aplicare a unor astfel de proiecte costa aproximativ 2-3 ori mai mare decât costul licențelor.

software-ul intern vândute la 200-600 $ pe scaun, și, în plus față de cea luată în considerare costul de programe suplimentare și diverse echipamente. În final, calcularea valorii comparative se efectuează în același mod ca și în sistemele occidentale.

caracteristici

În majoritatea covârșitoare a cazurilor ca o direcție prioritară de automatizare sunt procesele legate de armonizarea documentelor, de exemplu, procesul de pregătire inițială și punerea în aplicare în continuare a bugetelor. Cu toate acestea, multe echipe sunt acum folosind automatizare de birou și a fluxului de lucru, care este, cu procedurile de înregistrare a documentelor de intrare și de ieșire.

Introducere în sistemul electronic nu este fundamental diferită de introducerea oricăror alte sisteme automate, prin urmare, este necesar să ne oprim asupra caracteristicilor distinctive ale acestui proiect.

Crearea de stocare enterprise-class

Introducere document de automatizare, în orice caz, prevede anumite depozit corporative în care pentru a stoca toate documentele. Structura logică a stocării, dezvoltarea și punerea în aplicare în continuare a politicilor de securitate, precum și ierarhia stocarea documentelor necesită o precizie maximă și trebuie să fie efectuate într-un stadiu incipient al proiectului.

Trebuie avut în vedere faptul că funcția de stocare poate fi implementat la începutul proiectului, astfel încât într-un stadiu incipient poate fi făcută pentru a muta toate documentele din locațiile de stocare actuale într-un singur depozit corporativă. Ca rezultat, utilizatorii se pot familiariza cu oricare dintre principalele funcții ale sistemului, și în același timp și maestru aplicarea acesteia. Accelerarea adaptarea angajaților pentru implementarea sistemelor poate fi realizată prin utilizarea funcțiilor de serviciu, cum ar fi alerte privind modificările aduse documentației, apariția unor noi documente, etc.

Astfel, fluxul de lucru necesar pentru orice companie moderna, care urmărește să dezvolte și să îmbunătățească operațiunile sale.