La cerințele de cameră de arhivă. Regulile de bază ale organizațiilor Arhive

Arhiva poate fi sub forma unei unități structurale separată a unei organizații sau să fie o parte integrantă a vieții de birou. Acest lucru depinde de volumul unui document existent.

Cum să-l organizeze

Crearea unei arhive a oricărei afaceri sau organizație necesită un set de măsuri specifice:

1. Trebuie să selectați spațiul de stocare corespunzător pentru stocarea documentelor și dotarea acestuia în mod corespunzător.
2. Trebuie avut grijă pentru a crea condiții care îndeplinesc standardul.
3. Este necesar să-l doteze cu punct de vedere tehnic - pentru a achiziționa și instala echipamentele necesare pentru arhiva.
4. Depozitul este obligat să fie organizate proceduri pentru organizarea de arhivare a tuturor documentelor necesare.
5. Acesta trebuie să fie elaborat și aprobat de către cadrul de reglementare al unității.

Punerea în aplicare a acestor măsuri asigură siguranța documentelor de arhivă și menținerea lor în starea necesară.

Cine este arhivarul

Și care sunt cerințele sunt pentru muncitorii care vor fi implicate în organizarea arhivei și stocarea ulterioară a documentelor? Acestea pot fi combinate și pozițiile acestora, deținător de exemplu, un secretar sau un receptioner?

Archivist - un specialist în a cărui sarcină este de a organiza activități de arhivare. Pentru siguranța documentelor încredințate lui, el poartă întreaga responsabilitate. Munca lui nu este posibilă fără a trece o instrucțiune specifică sau chiar (dacă este necesar) stagiu în instituția Arhivelor Statului.

Funcțiile sale pot fi transferate într-un alt angajat care lucrează cu jumătate de normă. De obicei, responsabilitățile arhivari sunt atribuite fiecărui lucrător, în cazul în care suma depusă cu documentația este suficient de mare. În organizațiile mari, de personal un post separat în acest scop. În acest caz, cu toate acestea, de obicei este compus dintr-o descriere de locuri de muncă care specifică tipurile de lucrări încredințate arhivar, precum și drepturile și îndatoririle sale.

Principalul lucru - procedura

Cazurile transmise la organizarea arhivei în conformitate cu o grafica special dezvoltate. desenul trebuie să fie de acord cu șefii fiecare dintre departamentele, care va transmite documentele și aprobate de arhivar. Deoarece documentele de lucru în arhivă nu sunt doar stocate, dar, de asemenea, folosit ocazional, determină regulile de emitere a acestora (dacă este cazul) au depus cereri în cadrul organizației, precum și părțile interesate externe.

Livrarea documentelor care urmează să fie sărbătorită în anumite cărți de înregistrare. există cerințe, comenzi, acte privind transferul de cazuri la utilizarea temporară a procedurilor de terțe părți pentru procesul de înregistrare (printre altele acestea pot include biroul procurorului și instanței). documentele emise de până la o lună de la proprii angajați, și până la trei luni - reprezentanții structurilor de partid.

Regulile de bază ale organizațiilor Arhive

Fapte arhiva, precum și orice unitate structurală pe baza unor prevederi speciale, aprobate de către conducere. Angajații acesteia în activitatea lor să adere la propriile fișe de post. Dispozițiile adoptate de societate, stabilește regulile de bază ale arhivelor (starea măsurii funcționale a drepturilor și responsabilităților și componența documentației necesare). Prin atribuțiile sale de bază includ:

1. Complement arhiva de documente, compoziția care figurează într-o secțiune separată a regulamentelor.
2. Ține evidența materialelor și a le păstra în siguranță.
3. Pentru a dezvolta la documentele disponibile în găsirea de ajutor.
4. Vă permite să utilizați procedura stocată în materialul de arhivă.

Dacă organizația dvs. are documente care pot fi relevante pentru Fondul Arhivistic al Federației Ruse, apoi se pregătească și să le prezinte pentru depozitare permanenta în stare de depozitare este una dintre problemele externe ale unității structurale.

funcționalitatea

Funcția arhiva derivă în mod sistematic de sarcinile sale. Cele mai importante sunt următoarele:

1. Menținerea liste de surse proprii de achiziție, care este, organizații sau unități de afaceri.
2. Ia de la ei într-o manieră ordonată documentele de păstrare.
3. Să ia în considerare materialele și pentru a asigura siguranța lor completă.
4. Formarea și menținerea unui sistem de ajutor online, în legătură cu documentele de arhivă.
5. Conduita de management al serviciilor de informare și toate unitățile structurale ale organizației.
6. Organizarea emiterea și utilizarea documentației, în conformitate cu nevoile indivizilor și ale altor organizații, să ia în considerare și să analizeze procesul de utilizare.
7. Se prepară declarații și răspunsurile oficiale la cetățeni solicită natura socială și juridică.
8. Se efectuează activități privind examinarea valorii unui document, organizarea, transferul de proceduri în vederea depozitării permanente în arhiva municipală sau de stat (în cazul în care organizația este una dintre sursele de mai sus de achiziție de arhive).
9. Verificați corectitudinea formării și arhiva dosarelor în achiziționarea de surse - atât în unitățile lor structurale proprii și alte organizații.
10. Pentru a organiza lucrările la păstrarea nomenclatura întreprindere de afaceri.
11. Furnizarea de asistență practică și metodologică cu documentarea fiecărei subdiviziuni structurale.
12. Participa la dezvoltarea arhivelor și înregistrărilor de management.
13. Pentru a participa la evenimentele organizate în scopul formării arhiviștilor și a angajaților în funcții legate de gestionarea documentelor.

În cazul în care să-l plaseze

Să luăm în considerare în ceea ce este acolo pentru cerințele de cameră de arhivă. Cel mai important a ceea ce ar trebui să fie luate în considerare, - să-l loc în orice caz, nu este permis în clădirile vechi clădiri cu caracter de clădiri din lemn, care pot fi prime, nu numai camera principală, dar mansarde cu subsoluri, precum și în clădiri, au încălzire aragaz.

Dacă aceeași structură ca un întreg este adaptat pentru stocarea documentelor de hârtie, o arhivă însemna neapărat o cameră izolată.

Dacă organizația dumneavoastră în viitorul apropiat intenționează să se stabilească propria arhivă, aici aveți posibilitatea de a se familiariza cu lista de cerințe care trebuie să fie luate în considerare în procesul de pregătire. Deci, care sunt principalele cerințe la camera de arhivă, a cărei misiune - pentru a stoca cu atenție și în siguranță, toate documentele necesare?

Lista a ceea ce este necesar pentru a fi puse la dispoziție

1. Arhivă.
2. Camera este proiectată pentru recepția documentelor, depozitarea temporară și aclimatizare.
3. Camera în care vor fi utilizate documentele.
4. sala de operatie (sau camere) pentru angajați.

În cazul în care spațiul nu este suficient ...

În cazul în care spațiul camerei de fișiere nu permite posibilitatea de răpire sub el de mai multe camere de spațiu unic dedicat, ar trebui să fie împărțită în zone separate prin pereți despărțitori. Cerința de bază, care trebuie să fie respectate cu strictețe în acest caz - izolat dintr-o altă locație de stocare a documentelor și de a lucra cu ei.

O cameră separată sau o special construit și adaptat ca o clădire de stocare document utilizat ca o copie de siguranță, este necesar să fie eliminate din obiecte care poartă un risc în ceea ce privește posibilitatea unui incendiu. Ca un exemplu pot fi menționate sunt parcări, garaje și stații de benzină. În imediata apropiere a arhivei clădirii sau spații nu trebuie să fie obiecte care servesc ca surse de poluare a aerului.

În mod ideal, fișierele trebuie să fie întotdeauna plasate într-o separat, desemnat numai pentru această clădire construită cu toate regulile și reglementările necesare. Dar, din păcate, realitatea este dicteze termenii săi, și în cele mai multe organizații, documentele sunt stocate în instalațiile deja existente, transformate și adaptate în acest scop.

Că dreptul de a vorbi

Familiarizarea cu cerințele de reglementare la clădirile și localurile arhivei. Acestea sunt după cum urmează:

1. Clădirea, care ar trebui să aibă viitorul de stocare este necesar să se facă referire la numărul de administrativ. Este strict interzis să se plaseze arhiva în cazul în care există servicii de catering, depozite alimentare, magazine din categoria de substanțe inflamabile și agresive, precum și tehnologia chimică relevantă aplicată.
2. Exclus plasându-l într-o cameră neîncălzită și în cazul în care nu respectă cerințele de igienă. Pe Inacceptabilitatea clădirii arhivelor disrepair menționate mai sus.
3. Este deosebit de important să se conformeze cerințelor de foc pentru camera de arhivă. siguranța sa pentru posibile incendii - una dintre principalele condiții de depozitare în condiții de siguranță a documentației. În ianuarie 2009, Ministerul Culturii din Rusia a emis un ordin nr 3 a adoptat o serie de cerințe de reglementare stabilite în normele speciale de siguranță la foc a guvernului Federației Ruse și arhivele municipale. În cazul în care dispozitivul regulamentelor de păstrare a documentelor necesare pentru a fi respectate fără a eșua.
4. Designul cladirii este de a asigura imposibilitatea de inundații. Camera este obligată să aibă o ieșire de urgență. In nici un caz nu va trece prin ea conducta principală (purtător de apă sau gaz).

Este posibil să se depună plasare în subsol?

Nu se recomandă plasarea de stocare de arhivă în sala de subsol, etajele superioare sau alterările ca atare spațiu pod.

În situații de urgență pot exista excepții de la această regulă. Acestea sunt acceptate atunci când subsolul uscat și bine încălzite, dotate cu ventilație mecanică, capabil să asigure o oră sau două triple respirabilitatea. Arhiva pentru pod sau mansarda este posibilă numai cu condiția ca condițiile de temperatură și umiditate corespunzătoare.

O cerință foarte importantă pentru spații de arhiva cu privire la dispozitivul de cabluri. Acesta este obligat să fie închis cu prize ermetice. Cordoane de echipamente electrice portabile sunt prevăzute cu izolație de cauciuc. Nu ar trebui să fie plasate în interior sau de depozitare comune īntreruptoarelor podea.

Selectată non-prăfuirea și a materialelor non-corozive, ca materiale de construcție pentru finisare arhive de arhivă. Sistemul de stingere trebuie să fie echipate cu mijloace de neutru, în condiții de siguranță pentru documente. Nu este permisă utilizarea de incendiu în magazin, să includă instalații de încălzire sau obiecte străine loc.

Pentru a rezuma

După reducerea zonei selectate în conformitate cu toate cerințele de mai sus la camera de arhivă, să ia o decizie finală cu privire la adecvarea sau inadecvarea pentru utilizare. Ia-o astfel de decizie, după verificarea posibilă stația sanitaro-epidemiologică și de supraveghere foc de Stat. Arhiva poate fi plasat oriunde este programată numai după procedura de examinare detaliată.

Scopul său - pentru a clarifica camera de incendiu și de a determina nivelul adecvat, pentru a inspecta durabilitatea structurale majore, asigură rezistența de suprapunere între etaje în calcularea potențialului sarcinii (echipament pentru arhiva și greutatea documentelor stocate), verifica disponibilitatea și starea actuală a sistemelor de ventilație și încălzire.

În auditul implicat în calitate de reprezentanți ai organizației (de obicei, angajații arhivei viitoare), precum și angajații tuturor serviciilor relevante - .. Building, incendiu, securitate, etc. Rezultatele examinării sunt reflectate în pregătirea actului final.