Înregistrări archive organizare de management: GOST, instrucțiuni, documente, reguli. Linii directoare pentru managementul înregistrărilor de arhivă

Normele de gestionare a înregistrărilor archive conțin cerințele cheie pentru a lucra cu documente și materiale care nu sunt implicate în activitățile curente ale companiei. Acestea sunt formulate în conformitate cu prezentul cadru de reglementare, prelucrarea domeniul de reglementare, elaborarea și stocarea informațiilor. Termeni-cheie utilizate în cadrul standardului seturi pentru Arhivistic Records Management. La elaborarea lor în considerare progresele în utilizarea tehnologiei și a tehnologiei informației avansate. Luați în considerare în continuare baza de gestionare a înregistrărilor de arhivă.

incidență

Linii directoare pentru managementul înregistrărilor de arhivă se aplică agențiilor guvernamentale. Acestea sunt, de asemenea, necesare pentru întreprinderile angajate în anumite tipuri de muncă. În special, reglementările se aplică în partea de descriere, înregistrarea, păstrarea și utilizarea documentelor de fond Arhivistic al Federației Ruse, se face referire la proprietatea de stat.

Subdiviziuni ale întreprinderilor, care lucrează cu filmul, fonografice, video, fotografii, hărți, știință și tehnologie, informații telemetrie, reglementată de dispozițiile stabilite în planificarea și raportarea.

Obligația și dreptul de a forma organizații din arhivele pentru stocarea temporară a documentelor din RF AF oferă baza legislației sectoriale (din 1993), poziția (din 1994 și 1998.). Cadrul de reglementare forma actelor juridice de importanță regională. Considerată regulile nu se aplică documentelor, munca pe care este reglementată de Legea federală № 5485-1 și Decretul prezidențial № 1203 din 30.11.1995,

completare

Este o completare sistematică a bazei de documentare a unităților de întreprindere. Alegerea include determinarea:

1. Surse.
2. Compoziția materialelor care trebuie primite.

Ca parte a acestei activități se realizează și transferul direct al documentelor la arhivă. Ca surse sunt:

1. Unități de întreprindere.
2. persoane fizice.
3. Structura Subordonat.

Compoziția materialelor

pentru înregistrările de arhivă seturi de instrucțiuni de management care achiziția este realizată temporar (peste 10 ani) cazuri și de stocare permanentă. De asemenea, rezumă informații cu privire la personal. Cazuri în care termenul de valabilitate mai mică de 10 ani, de regulă, nu sunt transferate arhivele. Acestea sunt cuprinse în părțile relevante ale întreprinderii. La sfârșitul perioadei de depozitare a unor astfel de lucruri să fie distruse. Detalii despre caracter individual sunt transmise la cererea proprietarului. Ulterior, acestea sunt trimise la Arhivele de Stat pentru conținutul permanent. Transferul trebuie să fie, de asemenea, materiale Companii precursoare și a structurilor subordonate lichidată.

de gestionare a înregistrărilor și nomenclatura Arhivistic

angajații autorizați care efectuează lucrul cu materiale informative întreprindere, face o listă sistematică a cazurilor. El a numit nomenklaturii. La formarea sa indică durata de depozitare a materialelor. pentru înregistrările de arhivă manual de management prevede divizia autorizată să monitorizeze și să faciliteze furnizarea de servicii în elaborarea nomenclaturii. Lista sistematică servește drept bază pentru formarea stocurilor de materiale informative de (până la 10 ani), depozitarea permanentă și temporară. Nomenclatorul este, de asemenea, un document contabil majore. Acesta este utilizat pentru înregistrarea cazurilor de depozitare temporară, inclusiv un termen mai mic de 10 de ani. Schema de sistematizare nomenclatură stabilită poate fi utilizată la elaborarea actelor cartotecă efectuate.

clasificare

Păstrarea înregistrărilor de arhivă de management se realizează pe trei tipuri de nomenclatură:

1. Tipic.
2. Ilustrativă.
3. Individual (pentru o anumită companie).

Prima determină compoziția materialelor generate în instituții similare. nomenclatura standard este considerat a fi un document de reglementare. sistematizare aproximativă determină compoziția aproximativă a materialelor informative pentru întreprinderile care sunt acoperite de acțiunea sa, indicând indicele. Ea are un caracter de recomandare. Aceste tipuri de sistematizare utilizate în formarea unei game individuale și transferate în ea fără modificări.

Caracteristici de pregătire

Documentele de arhivă de gestionare a înregistrărilor de întreprindere sistematizate în forma prescrisă în conformitate cu nomenclatura unităților structurale. Acestea din urmă ar trebui să fie convenit și semnat de către liderii.

Nomenclatura întreprinderii se face în formă generală. Acesta este parafat de către conducătorul arhivei sau persoana responsabilă, semnată de șeful de prestare a serviciilor sau un angajat autorizat. Nomenclatura trebuie să fie aprobat de către comisia de experți, și apoi aprobat de către directorul companiei. După efectuarea acestor proceduri conducătorii subdiviziunilor structurale ale întreprinderii furnizat un extras al secțiunilor relevante.

Nomenclatura pentru anul următor format în ultimul trimestru al perioadei curente. Armonizarea se efectuează cel puțin 1 dată în 5 ani. Dacă modificați structura și funcțiile întreprinderii, o nouă nomenclatură.

Procedura pentru compilarea afaceri

Formarea numita grupare actelor efectuate în conformitate cu nomenclatura. Arhivistic organizație de gestionare a înregistrărilor include sistematizarea informațiilor în conformitate cu numele dosarului. Nu este permisă gruparea de copii duplicat și proiecte. Excepțiile sunt vehicule de mare valoare. nu trebuie să fie plasat într-un dosar de hârtie care urmează să fie returnat.

Menținerea evidenței de arhivă se efectuează la o dispoziție centralizat de informații de servicii de manipulare materiale, și la o descentralizată - ambele unități structurale, iar divizia de mai sus. Gruparea se face sub supravegherea directă a persoanelor responsabile pentru siguranța mediilor de stocare. Dacă este necesar, poate fi implicat angajații din Arhivele de Stat.

cerinţe esențiale

de gestionare a documentelor de arhivă se efectuează în conformitate cu cerințele reglementărilor. În formarea dosarele cu purtătorilor de informații trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

1. Materiale pentru depozitarea temporară și permanentă sunt grupate separat.
2. Dosarul este inclus într-un singur exemplar fiecare din hârtie.
3. Dosarul trebuie să fie prezente materiale de timp de un an calendaristic. Din prezentul regulament, cu toate acestea, există excepții. Printre acestea se numără:

• fișiere personale, care sunt formate pe întreaga durată a angajatului în cauză;
• materiale și structuri ale comisiilor permanente alese cu ei, grupuri de adjuncți, regimented în perioada de convocare;
• instituțiile de învățământ de hârtie, executate și grupate într-un an școlar;
• materiale de teatru, care caracterizează activitățile de sezon;
• istorii, și așa mai departe.

Folderul trebuie să fie mai mică de 250 de coli la o grosime nu mai mare de 4 cm.

Gruparea actelor administrative

managementul înregistrărilor Arhivistic necesită sistematizare a diferitelor tipuri de purtători de informații. Acestea inclusiv actele administrative atribut și. Acestea sunt grupate în funcție de tipul și cronologia aplicații:

1. Prevederile statutelor aprobate prin acte normative, acționează ca anexe. Acestea sunt grupate împreună. În cazul în care dispozițiile, regulamentele, legile au fost aprobate ca acte distincte, le sistematiza în cazuri individuale.
2. Ordinele și deciziile structurilor mai mari pentru punerea în aplicare a acestora sunt grupate pe zone ale întreprinderii.
3. Ordinele privind personalul, sistematizate în funcție de perioada de retenție. Cu un volum mare de materiale informative acte expeditive pe diferite părți ale societății, separat de grup.
4. Comenzi în domeniile-cheie ale activității sunt sistematizate separat de acte asupra personalului. De exemplu, ordinea de gestionare a documentelor de arhivă este inclusă în același folder, precum și numirea șefului diviziei responsabile - la alta.
5. Limitele aprobate, rapoarte, estimări, liste detaliate, planuri și așa mai departe. grupate separat de proiecte le.
6. Amplasarea documentelor în dosare cu caracter personal se efectuează în ordinea în care sunt primite.
7. facturile faciale salariale personalului sistematizate în dosare separate. Acestea sunt aranjate în ordine alfabetică.
8. Reclamații, sugestii, plângerile cetățenilor cu privire la activitățile societății, înregistrările de examinare și punerea în aplicare a acestora sunt grupate separat de plângerile persoanelor fizice pentru probleme personale.
9. Systematics de corespondență este de obicei efectuată într-o perioadă calendaristică în ordine cronologică. În acest caz, răspunsurile sunt plasate după întrebări. În caz de reînnoire a corespondenței pe un anumit subiect, care a început în anul precedent, documentele incluse în dosarul perioadei curente. În acest caz, indică indicele anului precedent.

Efectuarea purtătorilor de informații acceptate pentru păstrarea în siguranță

managementul înregistrărilor Arhivistic oferă o serie de cerințe pentru unitățile structurale, lucrul cu documentele pe hârtie. Efectuarea Purtătorii pot fi parțială sau totală. Depinde de timpul de stocare. Înregistrare completă se efectuează în ceea ce privește documentele temporare (peste 10 ani), un conținut permanent, precum și actele privind personalul. Aceasta implică:

1. Hardcover / folder liant.
2. Numerotarea foilor.
3. Elaborarea paginii-martor.
4. Formarea inventarului intern, dacă este necesar.
5. Efectuarea ajustărilor la detaliile de foaia de acoperire. Ele pot atinge numele întreprinderii, numărul de înregistrare de dosare, datele extreme, și așa mai departe.

Materiale pentru stocarea temporară, inclusiv un termen mai mic de 10 de ani, tras parțial. Deci, nu este permis să efectueze sistematizarea valorilor mobiliare în dosarul, listele numerotate nu, nu fi de etichetă de asigurare.

nuanțe

Arhivistic de administrare a înregistrărilor - o activitate în care specialiștii oferă nu numai purtători de informații de siguranță, dar, de asemenea, posibilitatea de a lucra cu ei în caz de nevoie. În acest scop, actele care constituie dosarul, depus de patru puncție într-un capac de carton. Ele sunt, de asemenea permis să se lege ia în considerare posibilitatea de a citi texte, rezoluții, datele de vize în toate ziarele.

În pregătirea pentru gruparea toate elementele de fixare din metal sunt eliminate. Materialele destinate depozitării permanente și constând în acte deosebit de valoroase sau neformatate sunt conținute în dosare dependente trei valve cu siruri de caractere sau în cutii speciale.

Atunci când este prezent în documentele nerevendicate cu caracter personal (cărți de lucru, carduri, carduri militare etc.). Ele sunt puse într-un plic separat și a depus-o la restul materialelor. La sfârșitul folderului trebuie să fie prezent un gol foaie-martor. La începutul dosarul suturează formular pentru inventar intern. Pentru a asigura siguranța și ordinea de dispunere a fiecărei foi de hârtie numerotate cu cifre arabe. Această regulă nu se aplică paginii și formulare martor pentru inventar. Numărul este pus în creion, în colțul din dreapta sus.

Foaie-martor

Aceasta se face conform comenzii. Acesta conține cuvintele și cifrele:

1. Numărul de foi cu numerotare.
2. Numărul de pagini de inventar intern.

Foaia de martor prevede, de asemenea, specificitatea de numerotare. În special, pentru a stabili dacă există indici, coduri lipsă, numere de pagină lettered cu fotografii lipite, pagini de format mare, și așa mai departe. În plus, pe foaia indică prezența de broșuri de imprimare în dosarul, în cazul în care nu au fost marcate în numerotarea principală. Sheet-martor vised compilator. Modificările ulterioare în statutul și componența dosarele ar trebui să fie marcate în el, cu referire la actele relevante. Nu este permis să foaie-martor pe pagina de titlu a unui dosar sau o cifră de afaceri netă de ultima pagină a documentului în ea.

inventar intern

Acesta este format pentru informații privind depozitarea și materiale de contabilizare a timpului (peste 10 ani) și conținutul continuu. inventar intern compilate pentru întreprinderi create de soiuri de documente, titluri ale căror conținut nu au fost dezvăluite. Formularul trebuie să prezinte date cu privire la numerele de serie de atacuri în indecși dosar, titluri, date și numere de pagini.

Pentru inventar intern atașat rezumatul de înregistrare. Acesta a declarat în cifre și cuvinte numărul de documente incluse în ea, precum și numărul de foi care o formeaza. Sprijină compilator de inventar intern. În cazul în care un dosar este legat sau capsate fără formă, lista compilate este atașat la interiorul capacului frontal.

Modificări în compoziția materialelor ar trebui să se reflecte în dosarul „Note“. In mod specific se referă la eliminarea, înlocuirea copii pe hârtie, inclusiv documente suplimentare într-un dosar. În același timp, a pus jos trimiterile la actele relevante. Dacă este necesar, poate fi format prin noua intrare la foaia rezumând inventar intern, precum și înscrierea martor dosar.