Documentele privind personalul, tipurile lor. Care sunt ordinele privind personalul?

Indiferent de tipul de activitate, orice organizație care lucrează cu oamenii. Înregistrare legală a lucrătorilor este necesară în toate etapele raportului de muncă. Structura documentelor de personal create în aceste cazuri, include mai multe tipuri de reglementări de valori mobiliare și a datelor cu caracter personal.

Angajatorul este obligat nu numai să mențină în mod corespunzător documentele pentru personalul contabil, dar, de asemenea, să organizeze depozitarea și arhivarea, și, acolo unde este necesar, distrugerea. Toate aceste acțiuni trebuie să respecte normele legislației.

Care sunt ingredientele de documente de personal

Toate etapele mișcării angajaților ar trebui să se reflecte în valorile mobiliare în cauză. Structura documentelor cu privire la personal, care reflectă mișcarea personalului, include următoarele:

• documente referitoare la căutarea și recrutarea;
• documente care reflectă activitățile curente ale angajaților;
• reglementările care guvernează procesul de muncă și a relațiilor umane;
• diferite ordine cu privire la personal, cum au fost publicate într-un mod general, și standardizate;
• documente, inclusiv informații personale despre angajați;
• documente de arhivă privind personalul;
• documentele contabile și profiluri personale;
• alte tipuri de documente cu privire la personal.

Reguli de înregistrare a documentelor privind personalul

Personalul de personal și de afaceri servicii de secretariat trebuie să-și amintească pentru a proiecta documente personale, în conformitate cu cerințele legii. Normele prevăzute în regulamentele întreprinderii, nu trebuie să contrazică instrucțiunile superiorilor.

executarea corectă a documentelor privind personalul, compania a indicat în instrucțiunile relevante. În ea, cu exemple și referințe ar trebui să includă toate nuanțele de fixare pe hârtie de lucru cu personalul. Prezentul regulament este emis și aprobat de conducerea organizației și are o durată nelimitată.

Documentele individuale pot fi emise atât în format electronic și pe suport de hârtie. În cazul în care textul este scris de mână, este necesar să se monitorizeze corectitudinea scrierii de mână și să încerce să nu facă ștersături. Orice eroare corectată trebuie să fie confirmată pechtyu organizarea și certificată prin semnătura capului.

Personalul Documentele contabile sunt adesea secrete, deoarece acestea conțin informații personale protejate prin lege. Pentru a lucra un număr strict limitat de profesioniști permis acestora.

Comenzi pentru personalul

Personalul de serviciu documente sunt două tipuri de ordine:

• comenzile companiei pe domeniul principal de activitate, dar legate de activitatea angajaților;
• comenzi pentru compoziția personală a companiei.

Acestea diferă în modul de înregistrare, procedurile de aprobare, semnare și publicare. În plus, cu ordinele de personal mai multe sanse de a lucra de angajați ai departamentului de personal. Acolo ei și depozitate separat de alte documente. Aceste ordine fac parte din documentele privind personalul organizației.

Cele mai multe dintre ordinele personale ale unui formular standardizat. Gradul de utilizare a unor astfel de forme implică unitatea lor pentru firma. Cu toate acestea, utilizarea obligatorie a formularelor standardizate prescrise numai agențiile guvernamentale și organizațiile bugetare. Întreprinderile cu orice formă de proprietate nu poate adera la aceste reguli.

Printre cele mai frecvent întâlnite ordinele personale după cum urmează:

• ordinele privind angajarea și concedierea:
• comenzi pentru circulația și transferul;
• ordinele de deplasare;
• comenzi pentru toate tipurile de vacanțe ;
• reglementări privind certificarea, educație și formare, și așa mai departe. d.

Orice comanda asupra personalului adus în atenția lucrătorului la care se referă. Dacă , din orice motiv , angajatul nu semnează documentul, atunci acesta este redactat.

Toate comenzile personale trebuie să fie supuse înregistrării obligatorii într-un registru special. În acest caz, acestora li se atribuie un număr, care arată că au pus pe seama, și punerea în aplicare a acestora este monitorizată. copie a ordinului necesar depusă într-o chestiune privată, documentul original este stocat separat pentru un an, apoi fie trimis la arhive sau distruse.

documente de personal ale companiei

În fiecare organizație, în funcție de forma de proprietate și alte caracteristici, se va crea o varietate de documente privind personalul întreprinderii. Lista trebuie să fie adusă de instrucțiunile de administrare HR.

Cel mai adesea este:

• personal;
• lista de posturi;
• locul de muncă cărți și forme goale de înregistrare ocuparea forței de muncă;
• copii ale documentelor personale ale angajaților;
• documente de contabilitate personale și dosarele de personal;
• funcționari și alți lucrători manuali și contracte de muncă;
• ordine sau instrucțiuni referitoare la angajații companiei cu privire la activitățile de bază;
• documentele Comisiei de certificare;
• direcții și alte documente privind formarea și dezvoltarea profesională;
• documente privind vacanțe, călătorii de afaceri și transferuri;
• diferite ordine sau instrucțiuni de către personal;
• note, declarații și note oficiale de la personalul, și așa mai departe. d.

Fiecare companie stabilește în mod independent, tipurile dorite de documente cu privire la personal și modul în care acestea creează și se depozitează.

Efectuarea de afaceri personale

Cele mai importante și complete informații despre angajatul intrat într-o chestiune privată. Documentele și caracteristicile achiziției acestora sunt determinate de către fiecare organizație în mod independent și asigurați-vă că să se înregistreze în documentul normativ. Puteți coase acțiuni în ambele înainte și în ordine inversă, sau pentru a forma grupuri.

Fișierele personale pot fi efectuate atât pe majoritatea oamenilor din organizație, și exclusiv pe capetele și specialiști de frunte. În practică, cu toate acestea, cele mai multe organizații preferă să aibă un set de documente și alte informații despre orice angajat, indiferent de poziția și statutul său.

Categorii de documente și copii care urmează să fie stocate în dosarul personal al angajatului:

• profil sau a unei liste personale servesc pentru a consolida informațiile biografice de bază;
• copii ale documentelor de identitate și de educație de sprijin și de calificare, - pașaport, diplome, certificate și licențe;
• copie a cărții de muncă;
• cerere de admitere, de transfer, și altele;
• copii ale tuturor comenzilor către angajat;
• o copie a contractului de muncă;
• alte documente personale.

Pentru fiecare angajat începe un dosar separat, care a depus documentele menționate mai sus și copiile acestora. fișiere personale stocate separat de alte documente de personal. Acestea conțin date cu caracter personal, și, prin urmare, nu trebuie să fie accesibile persoanelor neautorizate.

carte personală: cum să se aplice?

Unified angajat card personal este obligatorie pentru toate întreprinderile, indiferent de proprietate. Acesta este documentul de bază destinat să reprezinte angajații organizației.

card personal conține toate informațiile de bază despre angajat. Umple-l, de obicei, de mână, dar este permisă de a face informațiile primare cu ajutorul tehnologiei. Efectuat card personal tot timpul angajatului în organizație. La completarea acestei secțiuni este permisă pentru a imprima și inserați pastă.

La completarea cardului personal nota din codurile de referință. Acestea sunt enumerate în partea dreaptă a tabelului, informațiile în care unificate. Informațiile din aceste secțiuni trebuie să respecte clasificatoare și alte documente normative.

cardurile personale vor fi stocate în mod corespunzător separat de alte documente personale într-un seif sau într-un dulap metalic cu blocare. Acest document conține date cu caracter personal și supuse unei contabilități stricte. Atunci când a respins un angajat o intrare corespunzătoare, precum și un card personal emis de stocare de arhivă.

Work-carte: prelucrarea și stocarea

Work-carte - un document care să ateste experiența de muncă, vechimea și poziția angajatului. întreținerea acestuia este o necesitate pentru toată lumea. Acesta este pus la începutul lucrării, iar mai târziu însoțește persoana până la pensionare.

Obligația de a cumpăra forme goale și cărți de inserții de lucru situate pe conturile organizației. Personalul ei le menține la domiciliu într-un angajați în condiții de siguranță și restante ale departamentului de personal la cerere. Această intrare se face în registrul în cauză. Administrația nu este recomandată pentru formele lucrătorilor și ureche curate cărți de muncă de origine necunoscută.

Eliberat de muncă istorie întotdeauna numai cu mâna. Înregistrările realizate cu un pix cu cerneală albastră. Dacă apare o eroare, este necesar să se corecteze și să confirme că semnătura administrației și sigiliul organizației. Toate informațiile dumneavoastră trebuie să respecte legea și regulamentele.

dosarele de angajare sunt păstrate separat de alte documente într-un seif. Este interzis să ofere angajaților lor, precum și mai multe părți terțe. Dacă oamenii din organizație pentru a primi informații cu privire la intrările în acest document, se face o copie a tuturor paginilor, atunci ele sunt cusute, iar fiecare pagină este ștampilat. Atunci când a respins un card record de muncă angajat acordat în aceeași zi.

stocarea operațională a documentelor cu caracter personal

Depozitarea corespunzătoare a documentelor de personal - una dintre principalele atribuții ale ofițerilor de resurse umane. Informațiile conținute în ele, face parte din categoria de personal și nu vor fi divulgate. În plus, aceste documente stocate și prelucrate se efectuează în condiții speciale.

Înainte de a semna un contract de muncă cu un potențial angajat luat în mod obligatoriu o autorizație scrisă pentru a prelucra date cu caracter personal. O copie a documentului este depusă într-o afacere privată sau într-un dosar separat.

Toate documentele referitoare la datele cu caracter personal ar trebui să fie depozitate separat de actiuni comune. Accesul la ele este permis numai departamentul de personal calificat și primul șef al organizației. părți terțe și organizații să divulge datele personale ale angajaților este strict interzisă. Excepția este autoritățile judiciare și de urmărire penală, pentru a face o cerere oficială documentată.

Pentru stocarea documentelor personale sunt separate , serie de probleme. Dosare și cutii de documente într-un dulap încuiat. Este recomandabil să le izola de lumina directă a soarelui și la temperaturi ridicate. Pentru un număr mare de documente, este recomandabil să se aloce o cameră specială.

Fișierele personale, profile si carduri personale sunt stocate la operaționale, atâta timp cât organizația este de lucru cu un anumit angajat. După ardere, acestea sunt trimise la stocarea arhivelor.

ordinele de personal sunt stocate într-un an de la publicarea lor. Funcționarii și alte instrucțiuni termless, până la eliminarea lor. Personal, precum și programul de sărbători sunt publicate anual și sunt stocate în departamentul de personal sau de contabilitate pentru un an după finalizarea acțiunii.

Arhivarea documentelor de personal

După expirarea personalului operațional magazin de date sunt trimise la arhiva de documente cu privire la personal. Acest lucru poate fi o divizie a organizației sau a unei terțe părți, de obicei statul, organizația.

Lista de documente pentru a fi arhivarea pe termen lung, următoarele:

• fișiere personale, profile si carduri personale demisii ale angajaților;
• nerevendicat cărți de muncă și inserții;
• ordine și instrucțiuni privind personalul cu un termen de valabilitate expirat;
• reviste din contul de circulație a documentelor de personal;
• personal;
• Programele de vacanță;
• alte documente care au nevoie de stocare cerute de lege sau de către Comisie.

Documentele din arhivele Departamentului de personal pregătește un secretar. Depozitarea pe termen lung a cazului și celelalte documente posibil în organizarea și contractul într-o instituție specializată.

Documente pentru dosarul de stocare pe termen lung de formă dată, pornind de la mai devreme. Este necesar să se monitorizeze îndeaproape siguranța fizică a hârtiei și, dacă este necesar, să facă și să certifice o copie. Toate cazurile sunt numerotate și cusute foi, dupa care se face un inventar.

Dosare cu documente ar trebui să fie plasate într-un mod ordonat. In camera este necesar pentru a menține temperatura și umiditatea optime scăzută, și de a evita expunerea la lumina solară directă. Rack-uri trebuie să fie curățate în mod regulat de praf și de prelucrare a documentelor de cameră de la rozătoare și a altor dăunători.

Distrugerea documentelor personale

În ciuda stocarea pe termen lung, a documentelor de personal pot fi distruse. Înainte de această procedură are loc ședința comisiei speciale, care fac împreună o decizie cu privire la viitorul documentelor personale.

Distrugerea este întotdeauna merge strict conform listei, în prezența tuturor membrilor comisiei. Acest lucru poate fi de ardere, distrugere prin măcinare, presare și alte metode.

Compoziția documentelor personale este cu multiple fațete și diversă. Angajații serviciilor de resurse umane și societățile de administrare ar trebui să știe cum să se execute în mod corespunzător, să stocheze și să distrugă.